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Preguntas Frecuentes Usuarios Evalart

Preguntas Frecuentes Procesos de Selección

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Procesos de Selección”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Listado procesos”.
  3. Al ingresar al listado de procesos, hacer clic en el ícono de llave ubicado a la derecha del proceso que desea modificar.
  4. Al acceder al menú de configuración, podrá crear un candidato nuevo o elegir un candidato existente.
  5. Después de haber agregado a los candidatos, hacer clic en el botón “Invitar candidatos”. Solo se enviarán las invitaciones a los candidatos agregados, no a los que ya se les había enviado la invitación anteriormente.
  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Procesos de Selección”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Listado procesos”.
  3. Al ingresar al listado de procesos, hacer clic en el ícono de llave ubicado a la derecha del proceso que desea modificar.
  4. Hacer clic en la opción “Elegir Pruebas”. Al hacer clic en esta opción, se abrirá un recuadro con el catálogo de pruebas.
  5. Marcar la(s) prueba(s) que desea agregar.
  6. Hacer clic en el botón “Seleccionar”.
  7. Después de haber agregado las pruebas al proceso, hacer clic en la opción “Invitar candidatos”. Se enviarán invitaciones a todos los candidatos, pero solo con el link a las pruebas recientemente agregadas.

Sí, es posible. A continuación, los pasos a seguir para asignar puntaje manual:

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Ver pruebas enviadas”.
  3. Al ingresar al listado de pruebas, hacer clic en el ícono del lápiz, ubicado a la derecha de la prueba cuyo puntaje desea modificar.
  4. Seleccionar la pregunta que se desea modificar en la sección “Detalles por pregunta”.
  5. Hacer clic en ícono del lápiz, ubicado a la derecha del puntaje que se desea modificar.
  6. Reemplazar el antiguo puntaje por el nuevo.
  7. Presionar el ícono de “guardar” para guardar los cambios.

Si quiere que un candidato repita la misma prueba porque reportó un problema (como por ejemplo, que se quedo sin internet durante la prueba) puede resetear la prueba siguiendo estos pasos:

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Ver pruebas enviadas”.
  3. Al ingresar al listado de pruebas, hacer clic en el ícono del rayo, ubicado a la derecha de la prueba que desea resetear. Al hacer clic en el rayo, la prueba se reseteará y el candidato podrá volver a dar la prueba utilizando el mismo enlace que tenía anteriormente.

Una prueba “expirada” indica que el candidato se quedó sin tiempo antes de finalizar la prueba y no dio clic en el botón de finalizar. Esto puede ser porque cerro el browser sin hacer clic en finalizar cuando la plataforma le indicó que se acabo el tiempo o que abandonó la prueba.

Para forzar el cálculo del puntaje de una prueba “expirada”, el administrador debe:

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Ver pruebas enviadas”.
  3. Hacer clic en el ícono de check ubicado a la derecha de la prueba “expirada”. Al hacer clic en el ícono de check, se forzará el cálculo de la prueba y podrá ver el puntaje. Si lo desea, puede también alternativamente resetear la prueba en caso de que desee que el candidato la dé nuevamente (por ejemplo, si expiró por un problema de conexión a internet o el candidato tuvo que dejar la prueba por motivos externos)

Sí, es posible. Para definir una fecha límite para las pruebas de un proceso, usted debe:

  1. En la configuración del proceso, en la sección “expira”, colocar la fecha y hora en que el proceso expirará. Luego de esto los enlaces enviados a los candidatos no funcionarán y un mensaje les indicará que la prueba ya no está disponible.
  2. Hacer clic en el ícono de guardar, ubicado a la derecha.

Luego de la fecha indicada los candidatos no podrán acceder a la prueba.

Sí, esto es posible usando la opción de cargar candidatos mediante un archivo CSV. Para cargar candidatos desde un archivo CSV, debe:

  1. En la configuración del proceso, en la sección “candidatos”, hacer clic en la opción “Elegir candidatos.
  2. Cuando aparezca el recuadro para seleccionar candidatos, hacer clic en el botón “Cargar archivo CSV”.

Nota:

Para cargar un archivo CSV, éste debe estar separado por comas y tener la siguiente estructura:

Columna A -> Correo Electrónico, Columna B -> Nombre, Columna C -> Apellido.

Ejemplo:

pedro@ejemplo, Pedro, Gomez

alfredo@mimail, Alfredo, Perez

  1. Hacer clic en el botón “Subir”, y seleccionar el archivo que contiene los candidatos.
  2. Asegurarse de que todos los candidatos se subieron exitosamente.
  3. Hacer clic en el botón “Seleccionar” para guardar los cambios.

Los candidatos quedarán disponibles para agregar a sus procesos de selección desde la configuración de procesos, con la opción de Elegir Candidatos.

Evalart implementa diversos sistemas para evitar que los candidatos hagan trampa. Aunque no es posible evitar todos los casos, varias formas posibles de trampa son detectadas y en caso de que uno de sus candidatos tenga un comportamiento sospechoso, nos comunicaremos con usted para indicarle el caso en particular.

No podemos hacer públicos los métodos que utiliza Evalart para detectar intentos de fraude ya que esto haría mas fácil evadirlos, pero constantemente evaluamos y refinamos estas medidas.

Sí, es posible eliminar candidatos de un proceso de selección en curso, pero solo si éste no tiene instancias de prueba creadas. Para hacerlo, debe:

  1. En la página principal de Evalart, seleccionar la opción “Procesos de selección”, ubicada en el menú superior.
  2. Hacer clic en “Listado procesos”.
  3. Al ingresar al listado de procesos, hacer clic en el ícono de llave ubicado a la derecha del proceso que desea modificar.
  4. Al acceder al menú de configuración, en la sección “Candidatos”, hacer clic en el botón “Opciones”, ubicado a la derecha del candidato que desea eliminar. El candidato se elimina del proceso, pero no de la base de datos de candidatos.
  5. Hacer clic en “Eliminar”.
  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en el menú superior.
  2. Hacer clic en “Ranking de candidatos por proceso”, para ver el listado con el ranking de cada uno de los candidatos.
  3. Seleccionar el proceso cuyo ranking de candidatos desea ver.

El reporte crea un puntaje automáticamente en base a un promedio de las pruebas respondidas por el candidato. El peso de cada prueba se puede modificar desde la configuración del proceso haciendo clic en el botón de opciones para la prueba para la que se quiere cambiar el peso.

Si la barra de puntaje esta en gris es porque el candidato aun no ha respondido a todas las pruebas.

También es posible asignar un puntaje subjetivo con un rango de 1 a 5 estrellas, en cuyo caso el reporte ordenara por esa columna (pero es posible ordenar por cualquier pregunta haciendo clic en la cabecera del campo por el que se quiere ordenar)

 

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en el menú superior.
  2. Hacer clic en “Resumen resultado proceso”.
  3. Seleccionar el proceso cuyo resumen de resultado de proceso desea ver.

El reporte tabular lista todos los candidatos y los puntajes obtenidos en cada prueba. haciendo clic en el puntaje es posible ver el reporte detallado de esa prueba. Haciendo clic en la lupa es posible ver la ficha del candidato.

Para ver el puntaje de una prueba que aún indica el estado “en proceso”, debe forzar el cálculo. Para forzar el cálculo, usted debe:

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Ver pruebas enviadas”.
  3. Hacer clic en el ícono de check ubicado a la derecha de la prueba “en proceso”. Al hacer clic en el ícono de check, se forzará el cálculo de la prueba y podrá ver el puntaje.

Eso puede ocurrir si el candidato cerro el browser y no dio clic en finalizar. Es recomendable confirmar con el candidato para saber si tuvo algún problema en cuyo caso podría ser recomendable resetear la prueba para que la de nuevamente,.

Por defecto llega al correo del usuario que envío las pruebas, pero es posible configurar un correo genérico para que las respuestas a los correos lleguen a este correo. Para esto se debe ingresar al menú Usuario => Administrar Opciones de la Cuenta e ingresar el correo en el campo Correo Genérico. Luego en configurar usuario (menú Usuario => Configurar Usuario) marcar la opción «Usar correo genérico» de manera que todos los correos con pruebas que envíe este usuario al ser respondidos llegarán al correo genérico configurado en la cuenta.

Solo los usuarios de la cuenta tienen acceso a la información de los candidatos y a los resultados de los candidatos de la cuenta, a menos que se marque la opción “Mostrar Puntaje al Final” al configurar el proceso, la cual por defecto siempre está en no. Si se marca la opción “Mostrar Puntaje al Final”, el candidato podrá ver el puntaje de su propia prueba al finalizar.

Esto es posible gracias a la opción “Ejecutar pruebas”. Para acceder a esta opción, usted debe:

  1. Ir a la configuración del proceso donde esta la prueba que desea ejecutar.
  2. Ubicar al candidato en el panel de configuración del proceso, y hacer clic en el botón “opciones”, ubicado a la derecha del candidato.
  3. Hacer clic en la opción “Ejecutar pruebas”
  4. Hacer clic en el ícono de “play”, ubicado a la izquierda de la prueba que desea ejecutar.
  5. Cuando aparezca el aviso de confirmación, verificar la información y hacer clic en “aceptar”. Usted será deslogueado del módulo administrador automáticamente y la prueba dará inicio, de manera que su candidato pueda dar la prueba en ese mismo equipo.

En algunas ocasiones el correo de invitación a responder las pruebas podría no llegar al candidato (ya sea por error al ingresar el correo o por irse a la carpeta de correo no deseado o simplemente algún otro problema).

El primer paso si un candidato indica que no recibió el correo es revisar que la dirección de correo este bien escrita y que el correo no se fue a la carpeta de correo no deseado (en cuyo caso se debe solicitar al candidato que marque el correo como deseado). Para reenviar el correo con los enlaces a las pruebas a un candidato, ir a la configuración del proceso (Menú “Procesos de Selección”, “Listado Procesos” y hacer clic en la llave de tuercas del proceso donde está el candidato). En la parte inferior derecha, donde se listan los candidatos, seleccionar la opción de “Ver / Enviar Pruebas” donde podrá reenviar la invitación al mismo correo registrado del candidato o a otro correo haciendo clic en el botón de reenviar.  Alternativamente puede obtener de esta misma pantalla los enlaces a las pruebas para reenviarlas por otro medio. Para hacer esto, haga clic en el icono del porta-papeles para luego pegarlo en el medio donde desea copiarlo (como en su propio sistema de correos o algún sistema de chat).

En caso de estar enviando el correo a correos internos de su empresa y que no llegue ninguno, consultar con el administrador de correos para que asegure que los correos enviados desde Evalart sean aceptados.

La plataforma permite evaluar a un candidato en el mismo computador donde trabaja con Evalart como reclutador. Sin embargo, por seguridad, la plataforma lo desconectará automáticamente del modulo de administración al hacerlo. No intente abrir un enlace de una prueba directamente si esta en el modulo administrador ya que esto no esta permitido por seguridad. Para ejecutar una prueba para que un candidato la de en su computador debe seguir estos pasos:

  1. Ir a la configuración del proceso para el que quiere realizar la evaluación (Ir al menú Procesos de Selección, opción Listado Procesos y dar clic en la llave de tuercas correspondiente al proceso correspondiente.
  2. En el listado de candidatos que se muestra en la configuración del proceso (en la parte derecha) identificar al candidato al que se desea evaluar.
  3. Hacer clic en el menú al lado del candidato y elegir la opción de Ejecutar Pruebas.
  4. Se muestra el listado de pruebas con un botón pequeño con el símbolo de play (triangulo).
  5. Dar clic ahí cuando el candidato este listo  para dar la prueba. Esto desconectará al usuario administrador y ejecutara la prueba para el candidato.

Para corregir el correo, nombre u otros datos del candidato deber ir al menú «Procesos de Selección» y elegir «Lista Candidatos». Desde ahí puede modificar directamente los campos listados o puede hacer clic en el lápiz y editar desde ahí todos los campos del registro de la persona.

En caso la modificación sea para corregir el correo para un candidato con pruebas ya enviadas, para reenviar el correo con los enlaces a las pruebas a un candidato, ir a la configuración del proceso (Menú “Procesos de Selección”, “Listado Procesos” y hacer clic en la llave de tuercas del proceso donde está el candidato). En la parte inferior derecha, donde se listan los candidatos, seleccionar la opción de “Ver / Enviar Pruebas” donde podrá reenviar la invitación al mismo correo registrado del candidato o a otro correo haciendo clic en el botón de reenviar.

Evalart le permite restringir el acceso a los procesos de selección utilizado grupos de usuarios previamente creados en la sección “administrar grupos de usuarios”. Al restringir un proceso a un grupo, solo ese grupo tendrá acceso al proceso (además de cualquier usuario administrador). En caso de no indicar un grupo, todos los usuarios de la cuenta tendrán acceso al proceso.

  1. Diríjase al listado de procesos de selección desplegando las opciones para “procesos de selección” en el menú principal y seleccionando “listado procesos”.
  2. Ubique el proceso cuyo acceso se desea restringir a un grupo de usuarios.
  3. Edite el proceso haciendo clic en el icono del lápiz ubicado al lado derecho del proceso.
  4. Despliegue las “opciones avanzadas”, ubique el campo “restringido a grupo” y seleccione el grupo que tendrá acceso al proceso.
  5. Guarde los cambios.

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Preguntas Frecuentes Configuración y Personalización de la Cuenta

El usuario puede personalizar el correo que se envía al candidato siguiendo los pasos descritos a continuación:

Si el usuario se encuentra en la configuración del proceso

  1. Hacer clic en el botón “editar correo” ubicado a la derecha en la sección «candidatos».
  2. Realizar las personalizaciones deseadas al correo.
  3. Guardar los cambios con el botón de “guardar”.

Además, el usuario puede abrir la vista previa del correo y/o guardarlo como plantilla para poder utilizarlo en otros procesos usando los botones «guardar y vista previa» y «guardar plantilla».

Si el usuario se encuentra fuera de la configuración del proceso

  1. Desplegar el listado de opciones para «procesos de selección» y seleccionar la opción «listado procesos».
  2. Ya en el listado, acceder a la configuración haciendo clic en el botón de la llave ubicado a la derecha del proceso cuyo correo desea modificar.
  3. Hacer clic en el botón “editar correo” ubicado a la derecha en la sección «candidatos».
  4. Realizar las personalizaciones deseadas al correo. Acá el usuario puede cargar plantillas guardadas, modificar el formato y/o insertar texto dinámico.
  5. Guardar los cambios con el botón de “guardar”.

Además, el usuario puede abrir la vista previa del correo y/o guardarlo como plantilla para poder utilizarlo en otros procesos usando los botones «guardar y vista previa» y «guardar plantilla».

Evalart permite a sus usuarios personalizar el color de fondo y color de texto del menú principal, agregar un logotipo desde la galería y modificar la posición de éste. Además, los usuarios también pueden personalizar el color de fondo y color de texto del encabezado de las pruebas y los reportes. Para acceder a la personalización de la cuenta, usted debe:

  1. Despliegue el listado de opciones para el menú “usuario” ubicado en el menú principal y seleccionar la opción “personalización de la cuenta”.
  2. Si ya posee un registro creado, haga clic en el botón del lápiz ubicado a la derecha del registro que desea modificar. Si no posee un registro, cree uno haciendo clic en el botón “nuevo” ubicado en la esquina superior derecha, para crear un nuevo perfil de personalización.
  3. Realice las personalizaciones deseadas. Entre las opciones disponibles se encuentran cargue el logo de su empresa, cambie la posición del logo, cambie el color de fondo del menú principal, y cambie el color de fondo en las pruebas y los reportes.
  4. Guarde los cambios. NOTA: solo se puede crear un perfil de personalización para todos los usuarios de la cuenta.

Además, también puede personalizar los reportes de resultado, los correos que se envían a los candidatos, crear grupos de usuarios y seleccionar quiénes pueden tener acceso a los procesos.

Evalart le permite agregar el logo de su empresa mediante la opción “personalización de la cuenta”. Allí puede cambiar el logo que aparece en el menú del módulo administrador, en las pruebas y en los reportes, así como otras configuraciones como colores de fondo y de letras. Para hacer esto siga los pasos descritos a continuación:

  1. Despliegue el listado de opciones para el menú “usuario” ubicado en el menú principal y seleccione la opción “personalización de la cuenta”.
  2. Si ya posee un registro creado, hacer clic en el botón del lápiz ubicado a la derecha. Si aún no posee ningún registro, cree uno haciendo clic en el botón “nuevo” ubicado en la esquina superior derecha, para crear un nuevo perfil de personalización.
  3. Diríjase al campo “logotipo”, cargue el logo de su empresa desde la galería o archivos locales, ajuste la posición en el campo “posición de logo” y, si lo desea, también puede cambiar el color del fondo del logo en el campo “pruebas: color de fondo” (esta opción cambiará únicamente el color de fondo del encabezado).
  4. Guarde los cambios.

NOTA: para cargar archivos desde la galería de Evalart, éstos deben ser cargados a la galería antes siguiendo los pasos descritos a continuación:

  1. En el menú principal, despliegue las opciones para “configuración” y seleccione “administrar galería”.
  2. Haga clic en el botón “browse…” para seleccionar una imagen de los archivos locales.
  3. Ubique el archivo de imagen que desea cargar y seleccionelo.
  4. Haga clic en el botón de “upload” para terminar de cargar la imagen a la galería.

Evalart ofrece a sus usuarios dos opciones de reportes, uno corresponde a un reporte detallado de los resultados de una prueba para un candidato en particular y otro a un reporte sumarizado con los resultados de todas las pruebas de una persona para un proceso de selección; ambos configurables. Usted puede configurar y construir sus propios reportes desde la opción “tipos de reporte de resultado” y crear uno nuevo o clonar un reporte existente para así poder modificarlo.

En la configuración del reporte, el usuario podrá agregar y quitar secciones, elegir qué información se mostrará en el reporte, el formato del puntaje, el tipo de fuente que desea utilizar, etc. Para acceder a dicha configuración, el usuario debe:

  1. Despliegue el listado de opciones para “configuración” ubicado en el menú principal, seleccione la opción “pruebas” y posteriormente la opción “tipos de reporte de resultado”.
  2. En la sección “tipos de reporte de resultado”, usted podrá elegir uno de los reportes existentes y modificarlo (para esto es necesario clonarlo antes, ya que no tiene permisos para editar los reportes pertenecientes a las pruebas del catálogo) o crear uno nuevo haciendo clic en el botón de “nuevo”.
  3. Agregue una descripción, un tipo de reporte (psicométrico, prueba, sumarizado o cualquiera) y el idioma.
  4. Guarde y acceda a la configuración del proceso o prueba (dependiendo de si el reporte es para el resumen por proceso o para pruebas individuales) para realizar las modificaciones deseadas.

Si desea aplicar su propio reporte a una prueba del catálogo (que no puede modificar), debe indicar que el reporte reemplaza al reporte perteneciente a dicha prueba del catálogo, esto le permite utilizar sus propios reportes en pruebas de Evalart para las que no tiene permisos de edición. Para reemplazar un reporte por otro, debe:

  1. Diríjase al campo “reemplaza este reporte”.
  2. Despliegue el listado de reportes, ubique el reporte que desea reemplazar y seleccionelo.
  3. Guarde los cambios.

De esta manera, la plataforma mostrará el reporte que está editando en lugar del reporte seleccionado en este campo. Al momento de visualizar un reporte en la plataforma también es posible acceder directamente a la configuración de reportes desde el menú en la esquina superior derecha del reporte en pantalla (al ingresar por esta vía la plataforma automáticamente determinará si es necesario clonar el reporte y/o usar la opción de reemplazar reporte).

Puede crear grupos de usuario desde la opción “administrar grupos de usuarios”. Allí usted puede crear grupos y agregar usuarios a éstos. Para acceder a esta opción, debe:

  1. Despliegue el listado de opciones para el menú “usuario” ubicado en el menú principal y seleccione la opción “administrar grupos de usuarios”.
  2. Haga clic en el botón “nuevo” ubicado en la esquina superior derecha para crear un nuevo grupo de usuarios.
  3. Haga clic en “usuarios x grupo de usuarios”.
  4. Haga clic en el botón “nuevo” para agregar un nuevo usuario al grupo.
  5. Seleccione la ID del usuario y la ID del grupo al que desea agregarlo.
  6. Repita el proceso con todos los usuarios que desea agregar al grupo.
  7. Guarde los cambios.

Los grupos de usuario permiten restringir, si se desea, los procesos de selección a los que un usuario tiene acceso.

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