Guia de Usuario Evalart

Aunque es recomendable leer toda la documentación para sacar el máximo provecho de todas las características de Evalart, esta introducción permite partir con el uso de la herramienta en pocos minutos.

Cuando se desea iniciar un proceso de selección, el primer paso es crear el “Proceso de Selección” en el sistema y una vez creado se selecciona la o las “Pruebas” a utilizar en el proceso creado. Las pruebas son los exámenes, evaluaciones, etc. que se pueden utilizar para evaluar a los candidatos.

Al proceso se agregan también los “Candidatos” (las personas a evaluar) que recibirán las pruebas para ser respondidos. Una vez agregadas las pruebas y las personas al proceso, es posible enviar automáticamente un correo electrónico a los candidatos donde se les invita a participar del proceso, incluyendo los enlaces a las pruebas que deben responder.

Finalmente, una vez respondidos las pruebas por parte de los candidatos, es posible ver los reportes con los resultados.

Para que pueda conocer las pruebas disponibles en Evalart, puede ingresar al Catalogo de Pruebas. Puede visitar el catalogo ingresando al menú Pruebas, opción Catálogo de Pruebas.

Al ingresar al catálogo podrá ver al lado derecho todas las pruebas disponibles, organizados en carpetas según el tipo de prueba. Puede ingresar a las carpetas para ver las pruebas incluidas o puede utilizar la opción de búsqueda si desea encontrar una prueba en particular.

Al hacer clic sobre la prueba se mostrará toda su información en el lado izquierdo. Aquí podrá ver detalles de la prueba, las preguntas que incluye, las áreas que evalúa, etc.

Si desea ver la prueba como la verá el candidato, haga clic en el botón de vista previa (el con el icono del ojo). La vista previa ejecuta la prueba, mostrando exactamente lo que vería un candidato al dar la prueba. De hecho puede responder la prueba en la vista previa como lo haría un candidato y si desea ver el reporte de resultados correspondiente, al terminar la prueba, debe hacer clic en “Finalizar pero mantener instancia” al finalizar. El reporte estará visible en el listado de reportes.

Si desea utilizar una prueba del catálogo para su proceso de selección, puede hacer clic en el botón de “Usar Prueba”. Esto le permite crear rápidamente un nuevo proceso de selección que incluirá la prueba seleccionada. Alternativamente, puede crear nuevos procesos desde el menú de procesos y agregar ahí las pruebas.

Para crear un nuevo proceso de selección, estando dentro del módulo de administración de Evalart, ir al menú “Procesos de Selección” y seleccionar “Nuevo Proceso”. Ingresar un nombre para el proceso, como por ejemplo “Desarrollador Junior Proyecto Alfa” y una descripción.  Dar clic en “Guardar” para crear el proceso.

Una vez creado el proceso de selección será redirigido a la vista de configuración de procesos de selección. Esta vista tiene dos secciones “Pruebas” y “Candidatos”.  En la sección de Pruebas podrá agregar pruebas al proceso, es decir, las pruebas que desea utilizar para evaluar a sus candidatos en este proceso de selección.

En la sección de candidatos puede agregar candidatos al proceso, es decir, las personas a las que invitará a participar del proceso y que deberán responder a las pruebas que agrego en el paso anterior. Puede crear nuevos candidatos haciendo clic en el botón “Crear Candidato” o puede agregar personas que creo anteriormente haciendo clic en el botón de “Elegir Candidatos”.

Para ver o editar el mensaje del correo electrónico que se enviará a los candidatos, haga clic en el icono del sobre (“Editar Correo”). Se puede personalizar el texto como se desee o usar directamente las plantillas utilizando la opción “Cargar Plantilla”.

Hecho todo esto, dar clic en “Guardar”. Haciendo clic en “Vista Previa Correo” se mostrará un ejemplo del correo que recibirán los candidatos.

Finalmente, hacer clic en “Invitar Candidatos” para que se envíen los correos electrónicos a los candidatos.

A medida que los candidatos vayan respondiendo las pruebas, podrá ver los reportes de resultados. Para ver los reportes particulares a un proceso, vaya al menú “Reportes” y seleccione “Resumen Resultado Proceso”.  Esto abrirá la vista de reportes, desde donde podrá elegir el proceso para el que desea ver los resultados. Elegido el proceso de selección se listaran todos los candidatos incluidos y sus resultados. Para ver el reporte detallado, haga clic en el puntaje del candidato (o en n/a si es una prueba sin puntaje)

Si desea ver un listado de todas las pruebas del proceso, haga clic en “Listado Evaluaciones”. Si quiere ver un ranking de sus candidatos, haga clic en “Ranking”

Los reportes de resultados le indican el puntaje y mucha información adicional sobre la prueba respondida, lo que le permitirá tomar decisiones sobre que candidatos deben continuar en el proceso. La información mostrada en cada reporte varía dependiendo del tipo de prueba utilizado. Puede acceder a los reportes desde los listados de pruebas, de procesos o de personas (haciendo clic en el icono de la carpeta) o desde el menú de reportes.

En la vista principal del módulo de administración (haciendo clic en inicio) aparecerán arriba las últimas pruebas respondidas, por lo que podrá acceder directamente desde aquí al reporte detallado de resultados. También en la vista principal, al medio, se muestran los procesos de selección activos, pudiendo desde ahí acceder a los reportes de ese proceso haciendo clic en el botón “Resultados”

Prueba es el termino genérico utilizado en Evalart para referirse a un examen o evaluación. Ya sea un examen psicométrico, un test de inteligencia, una prueba de programación o una evaluación de conocimientos, en Evalart se hace referencia a cualquiera de estos como “Prueba”.

Una Prueba consiste en un conjunto de preguntas que pueden agruparse en secciones. Las preguntas por lo general tienen un puntaje asociado que permite calificar las prueba. El significado de un puntaje en particular se puede definir por un set de rangos de puntaje. Por ejemplo, una prueba para medir conocimientos de arquitectura empresarial podría tener 10 preguntas de 2 puntos cada una, dando un puntaje máximo de 20 puntos. El set de rangos podría indicar que una persona que obtiene entre 15 a 20 puntos tiene conocimientos profundos de arquitectura empresarial mientras que alguien que obtiene entre 10 a 15 puntos tiene conocimientos medios.

Las preguntas también pueden asociarse a una categoría (e incluso las alternativas de respuesta pueden asociarse a una categoría). Las categorías permiten identificar diferentes áreas a ser evaluadas y para el ejemplo anterior se podría tener preguntas con categoría “Arquitectura de Negocio” y otra “Arquitectura de Aplicaciones y Datos”, de manera de poder identificar puntajes independientes por categoría para identificar el nivel de conocimiento o habilidad de una persona en cada una de estas. También es posible asociar rangos de puntajes a las categorías de una prueba, lo que funciona de manera similar a los rangos que aplican al puntaje total de la prueba.

Tanto las pruebas como las preguntas se agrupan en Familias y Subfamilias. Esto no tiene efectos en la evaluación, pero facilita la organización de pruebas y preguntas. Por ejemplo, si se desea buscar pruebas relacionadas con inteligencia se puede buscar por esa familia, y dentro de esta, un área específica, como “Razonamiento Lógico”.

Evalart posee una amplia librería de pruebas y preguntas. Es posible utilizarlas directamente o modificarlas según la necesidad. También es posible para el usuario crear sus propias preguntas o pruebas.

Para ver todas las pruebas disponibles se puede utilizar la opción “Listar Pruebas” del menú Pruebas. El listado muestra todos las pruebas a las que el usuario tiene acceso, esto incluye las pruebas de su cuenta, así como las pruebas oficiales de Evalart. Dependiendo de los privilegios que el usuario tenga sobre cada prueba, puede tener la opción de editarlas o en caso contrario, solo para verlas.

Como en cualquier listado en Evalart, existen filtros y opciones de búsqueda para reducir la cantidad de registros devueltos. Por ejemplo, para ver solo las pruebas de la Familia “Programación”. También es posible ordenar los resultados por cualquier columna, para esto, solo se debe hacer clic en la columna por la que se quiere ordenar. El primer clic ordena de forma ascendente, el segundo de forma descendente.

En la columna “Acciones” se muestran diversos iconos con las operaciones que el usuario puede realizar. Estas se listan a continuación:

: Permite ver las Instancias de Prueba de la prueba. Una instancia de prueba es una prueba asignada o respondida por una persona en particular. Podemos pensar en esto como en el examen que toma un profesor a sus alumnos. La Prueba sería el examen con todas las preguntas que el profesor luego imprime para entregar una copia a cada alumno el día del examen. La instancia de prueba seria el examen que el profesor entrega a cada alumno, que contiene (o contendrá) el nombre y las respuestas del alumno en particular que recibió el examen. Al listar las instancias de prueba se mostrarán todos las pruebas asignadas o respondidas por personas, permitiendo ver el nombre de la persona, su puntaje, entro otros datos

: La lupa permite ver los detalles de la prueba, pero sin poder editarlo.

: El lápiz permite editar la prueba (solo aparece en registros que el usuario puede editar). Esta opción abre la vista de edición de datos de cabecera de la prueba. Si lo que se desea es editar detalles como las preguntas que lo componen se debe ir al constructor de pruebas.

: La “X” permite borrar la prueba. El comportamiento del borrado puede variar dependiendo de si la prueba ya tiene instancias y el estado de estas.

: Esta opción lleva al constructor de pruebas. Desde aquí es posible ver (y si se tiene acceso editar) todas las características de la prueba, incluyendo las preguntas, secciones y rangos de puntaje que lo componen.

: Esta opción muestra las versiones de una misma prueba. Las versiones permiten editar pruebas que ya están en uso o crear variaciones menores sin afectar las instancias ya creadas.

: El icono del ojo lleva a la vista previa de la prueba. Esta vista previa permite ejecutar la prueba y verla como la vería una persona al responderla. Esta vista es muy útil para verificar que la prueba a utilizar funciona y se ve de la manera que esperamos.

Al ver o editar una prueba desde el listado de pruebas se listan una serie de campos o atributos. A continuación, se detalla cada uno de estos:

Control de Consistencia: Al ver una prueba tanto en la vista de edición como en el constructor, puede aparecer un indicador de problemas de consistencia con la prueba en la parte superior (Este solo aparece si hay inconsistencias, de lo contrario no se muestra). El indicador puede ser de color amarillo indicando inconsistencias menores, lo que significa que la prueba se puede utilizar, pero podría tener algunas características no deseadas (como, por ejemplo, no contar con un set de rangos de puntaje para evaluar la prueba). Si el indicador es de color rojo significa que la prueba tiene inconstancias graves y no puede utilizarse (como, por ejemplo, no contar con preguntas). Al hacer clic sobre este indicador se listarán las inconsistencias detectadas. Estas pueden ser de dos tipos:

Advertencia: Lo que corresponde a inconsistencias menores que no impiden que la prueba pueda utilizarse. El indicador de consistencia será de color amarillo si solo tiene inconsistencias de este tipo.

Inconsistencia: Estas son inconsistencias severas que impiden que la prueba pueda ser utilizada. Si existe aunque sea una inconsistencia de este tipo el indicador de consistencia se pondrá en color rojo.

Id: Es el código de identificación de la prueba. Todas las entidades en Evalart tienen un código único numérico llamado “Id”. En el caso particular de las pruebas, este identificador corresponde al Id de la prueba maestra (Para más información ver “Versiones de Pruebas”)

Nombre: Es el nombre de la prueba. Este es el dato que se muestra en los listados o en cualquier parte donde se listen pruebas.

Descripción: Es una descripción de la prueba.

Nivel: Corresponde al nivel de dificultad de la prueba. Puede tener 3 valores (Fácil, Medio y Difícil) o “N/A” si el concepto no aplica a esta prueba. Por ejemplo, una prueba que mide conocimientos de programación puede ser “Fácil” para evaluar principiantes y para evaluar programadores con más experiencia o para trabajas de mayor complejidad se puede utilizar una de nivel “Difícil”. Un test de personalidad en cambio probablemente indique un nivel de “N/A” ya que el termino de nivel de dificultar no aplica en este tipo de pruebas.

Estado: Estado de la prueba (Si está activo o eliminado)

Límite de Tiempo: El límite de tiempo asignado a la prueba, expresado en minutos. En caso de que la prueba no tenga un límite de tiempo el valor para este campo es cero. El tiempo empieza a correr desde que la persona que responde la prueba da inicio a este. El tiempo no se detiene incluso si se cierra el navegador durante la ejecución de la prueba.

Límite de Días: El límite de días es similar al límite de tiempo pero medido en días.

Tipo de Registro: El tipo de registro indica los requisitos que se deben cumplir para que una persona pueda responder la prueba. Para la versión correspondiente a esta guía, solo esta habilitado un tipo de registro “xxxx” que requiere que las personas que van a responder la prueba hayan recibido una invitación por correo generada desde el módulo de procesos.

Mostrar Puntaje Final: Indica si la persona respondiendo la prueba tendrá acceso a ver sus resultados luego de finalizada la prueba.

Idioma: El idioma de la prueba. Los botones y otros textos predefinidos de la prueba se mostrarán en el idioma seleccionado. Si se trabaja con la prueba en el editor listara por defecto preguntas y contenidos en este idioma.

Rangos de Puntaje: La tabla de rangos de puntaje que se utilizará para calificar la prueba. Es posible asociar una misma tabla a varias pruebas.

Tipo: Una clasificación general del tipo de prueba.

Familia y subfamilia: Permiten clasificar una prueba dentro de una familia y subfamilia (por ejemplo, familia programación y subfamilia Java). Por defecto en el constructor de pruebas se mostrarán las preguntas que corresponden a esta familia y subfamilia como disponibles para agregar a la prueba.

Reporte de Resultados: Indica el formato de reporte a utilizar para ver los resultados de las pruebas respondidos.

Negativo a cero en puntaje total: Convierte a cero el puntaje total de la prueba si este se volvió negativo. El puntaje total puede volverse negativo si existen alternativas de preguntas con valores negativos, por ejemplo.

Negativo a cero en puntaje categoría: Funciona igual que la opción anterior, pero para los puntajes por categoría.

Incremento Puntaje Total:  Valor que se suma al puntaje total en todos los casos. Se utiliza usualmente para mover rangos de score para que no partan en negativo o en cero

Incremento Puntaje Categorías: Valor que se suma al puntaje de las categorías en todos los casos. Se utiliza usualmente para mover rangos de score para que no partan en negativo o en cero.

Formato Puntaje: Define como se muestra el puntaje total en los reportes y listado. Puedes usar los siguientes marcadores: <>, <> y <>. El marcador score tomará el valor del puntaje, maxscore el máximo puntaje posible para la prueba y resultname el nombre correspondiente al rango de puntaje asociado al puntaje. Por ejemplo <> de <> mostraría algo como “12 de 20” para una prueba que obtuvo un puntaje de 12 sobre un máximo de 20.

Para modificar cualquier atributo de la prueba debe ir al editor, ya sea desde el Listado de Pruebas o desde el Constructor de Pruebas.

El constructor de pruebas es una herramienta que permite construir o modificar un prueba (Si cuenta con los privilegios para editar un prueba en particular), así como ver toda su información y elementos relacionados en un solo lugar. Se puede acceder al constructor de pruebas desde el menú principal, Pruebas, Constructor de Pruebas o desde la vista de listado de pruebas. Si se entra desde el menú, el constructor de pruebas se inicia vacío y hay que hacer clic en el icono de la carpeta en la parte superior para cargar un prueba en particular. Si lo que desea es crear un prueba nuevo, debe primero ir a la opción de “Nueva Prueba” dentro del menú “Pruebas” en el menú principal. Una vez creado, podrá pasar al constructor para agregar las preguntas, secciones y demás configuraciones de la prueba.

En la parte superior del Constructor de Pruebas se muestra el nombre del prueba, su versión (Que es un identificador interno de la versión actual de la prueba) y una alerta en caso que hubiera inconsistencias detectadas en la prueba (como por ejemplo, una prueba sin preguntas). Junto al botón de la carpeta que permite abrir una prueba, hay un icono con la forma de un ojo que permite abrir una ventana nueva con una vista previa de la prueba. A continuación, se muestran los atributos de cabecera de la prueba, como el nivel, la descripción, etc.

Un poco más abajo la pantalla se divide en dos partes, a la izquierda las preguntas de la prueba y a la derecha una vista de pestañas para agregar y definir los diversos elementos de una prueba: Preguntas, Secciones, Paginas y Preguntas (en la pestaña de herramientas) y Rangos de Puntaje.

Vista Previa: Al hacer clic en el icono del ojo que se encuentra al lado del nombre de la prueba se abre una nueva ventana con una vista previa de la prueba. Esta ventana mostrará al prueba tal cual lo vería un candidato al ejecutar la prueba. Las vistas previas generan una instancia de prueba, por lo que, si se responden, es posible ver la instancia en los reportes de resultados. Al finalizar la prueba en modo vista previa se preguntará al usuario si desea guardar la instancia o eliminarla. Si la guarda, podrá ver el reporte de resultados en el listado de instancias de prueba, lo cual puede ser útil para entender mejor la información que el reporte muestra. En caso de cerrar la ventana antes de terminar, la instancia queda guardada, pero se eliminará al día siguiente automáticamente (o puede borrarla manualmente desde cualquier reporte de listado de instancias de prueba). Evite abrir más de una vista previa al mismo tiempo, ya que esto puede producir resultados inesperados.

Agregar o quitar preguntas: Para agregar preguntas a la prueba debe ir a la pestaña de preguntas, lo que listara todas las preguntas disponibles. Por defecto se muestran solo las preguntas de la familia y sub familia de la prueba, pero se puede cambiar los filtros para ver otro tipo de preguntas. Para agregar una pregunta solo debe hacer clic sobre la pregunta que desea agregar y arrastrarla al listado de preguntas que está a la izquierda. El orden del listado determina el orden en que aparecerán las preguntas en la prueba(es posible arrastrar preguntas del listado de preguntas seleccionadas a la posición que se quiere que tenga la pregunta dentro de la prueba).

Para eliminar una pregunta debe arrastrarla de vuelta del listado de seleccionadas al listado de preguntas. Para una vista previa de una pregunta en particular haga clic en el icono del ojo de la pregunta, lo que mostrará como se ve esa pregunta en particular al ejecutar la prueba. Si tiene privilegios de edición sobre una pregunta en particular, vera un icono de lápiz en ella, lo que le permite ir a la vista de edición de preguntas (notar qué si edita una pregunta, este cambio afectara a todos las pruebas que tengan esa pregunta incluida, no solo la prueba que está trabajando en el momento)

Es posible editar el puntaje y el tiempo de una pregunta solo para la prueba actual. Para esto hacer clic en el icono de la rueda dentada. Aparecerán dos campos para editar el puntaje y el tiempo. Notar que el tiempo no afecta la prueba, este valor es solo referencial para poder estimar un tiempo aproximado para toda la prueba.

Debajo del listado de preguntas seleccionadas aparecen varios totales que muestran información sumarizada.

Agregar o quitar secciones: Todos las pruebas deben tener al menos una sección (pero pueden tener más). Las secciones permiten agrupar preguntas dentro de una prueba permitiendo describir la temática de las preguntas que lo componen. Por ejemplo, una prueba de aptitud podría tener una sección de razonamiento numérico y otra de razonamiento verbal. La información de la sección se mostrará al inicio de esta durante la ejecución de la prueba. Las secciones tienen un atributo llamado “Información Adicional”.

La información adicional es un texto que se muestra durante la ejecución de la prueba al hacer clic en un botón para este fin situado en la esquina superior derecha de la prueba. Las preguntas pueden también tener información adicional y si no la tuvieran, al hacer clic en el botón de información, se mostraría la información adicional de la sección (si la tuviera). Para agregar una sección se arrastra esta al listado de preguntas seleccionados desde la pestaña de secciones (o la operación contraria para eliminar una sección de la prueba)

Paginación: Por defecto todas las preguntas aparecen una por página, sin embargo, es posible agrupar varias preguntas dentro de una misma página (lo que se recomienda para preguntas cortas). Para agrupar varias preguntas en una sola página debe ir a la pestaña “Herramientas” y hacer clic en “+ Agregar Página”. Hecho esto aparecerán 2 bandas para marcar el inicio y el fin de una página. Arrastre la banda de inicio y colóquela encima de la pregunta que sería la primera pregunta de esa página y para marcar la última pregunta de la página arrastre la banda de fin de página debajo de esta.

Todas las preguntas dentro de las bandas de inicio y fin aparecerán en una sola página cuando se ejecute la prueba. Para deshacer una página puede arrastrar de vuelta las bandas o hacer clic en la “x” que estas tienen a la derecha para eliminarlas. Note que no es posible colocar secciones dentro una página.

Preguntas Aleatorias: Las preguntas aleatorias permiten agrupar un conjunto de preguntas de las que solo una se mostrará durante la ejecución de la prueba de forma aleatoria. Esto es ideal para generar variaciones de una misma prueba, siendo importante asegurar que las preguntas aleatorias sean equivalentes en dificultad y puntaje para mantener la consistencia de la prueba. Para utilizar la función de preguntas aleatorias debe ir a “Herramientas” y hacer clic en “+ Agregar Aleatorio”.

Puede agrupar un conjunto de preguntas arrastrando las bandas que aparecen, de manera similar como se hizo con la paginación, arrastrando estas bandas a la sección de preguntas para indicar el inicio y fin del grupo. Cuando se ejecute la prueba, solo se mostrará una de las preguntas del grupo de forma aleatoria.

Rangos de Puntajes: Los rangos de puntaje permiten calificar una prueba en función del puntaje obtenido, determinando una descripción por cada valor del rango. Por ejemplo, un puntaje de 1 a 5 puede ser calificado como “Bajos conocimientos” y de 5 a 10 como “Conocimientos Medios”. Por cada rango se especifica una descripción corta y una larga con más detalle de cómo interpretar el puntaje.

Los rangos se pueden aplicar en dos niveles: Prueba o Categoría. Si se aplica un rango a nivel de prueba, este utilizará el puntaje total de la prueba para determinar las descripciones, mientras que si se aplica por categorías, el rango se determinará por el puntaje obtenido por la categoría a la que se le asignó el rango (usualmente si se van a utilizar rangos por categoría hay que definir un rango para cada categoría que la prueba utilice)

Para agregar o editar un rango a la prueba, utilizar la pestaña “Rangos de Puntaje”. Esta pestaña permite seleccionar un rango o ver el rango utilizado. También es posible editar el rango de puntaje haciendo clic en el link “Rangos de Puntaje” de color azul. Tenga en cuenta que es posible que varias pruebas compartan el mismo rango, por lo que si modifica un rango, este podría afectar múltiples pruebas.

Para utilizar rangos por categoría debe ir a la pestaña “Rangos Puntaje por Categoría”. Para más información de que son y cómo funcionan las categorías vea “Categorías” Aquí podrá ver una pestaña por cada categoría para la que se definió un rango (o ninguna pestaña si la prueba no cuenta con rangos por categoría). Para seleccionar un rango para una categoría que aún no tiene pestaña, haga clic en el link “Set de Rangos de Puntaje por Categoría” de color azul. Esto abrirá una ventana donde podrá vincular un rango con una categoría haciendo clic en el botón de “+ Nuevo”. El mismo link se puede utilizar para editar las categorías y rangos ya definidos para la prueba.

Finalmente, también puede editar los valores de los rangos para una categoría. Para esto, dentro de la pestaña particular de la categoría, haga clic en el link azul de “Rangos por Puntaje” y recuerde que un rango puede ser utilizado por múltiples pruebas o categorías y un cambio puede afectar a todos las pruebas que utilicen ese rango.

Clonar: El botón clonar permite generar una copia de la prueba. Al hacer esto se creará un nueva prueba igual al original. Esta función permite por ejemplo clonar una prueba pública para la que no tienes permisos de edición de manera de tener una copia que pueda modificar (tomar en cuenta que si lo que desea es modificar preguntas para las que no tiene acceso de edición requeriría clonar las preguntas individualmente, ya que las preguntas no se clonan al clonar la prueba, la prueba clonada referencia las mismas preguntas que el original)

Grabar: El botón guardar almacenará todos los cambios en la base de datos de Evalart. Para que la vista previa muestre la prueba debe haber hecho clic primero en grabar, ya que la vista previa solo muestra información ya guardada. Si la prueba que intenta guardar ya fue utilizado anteriormente, un mensaje le preguntará si desea generar una nueva versión. Vea el siguiente punto para determinar que opción elegir.

Versiones de prueba: Las pruebas tienen versiones. Una nueva versión se puede generar al guardar una prueba. Las versiones permiten modificar una prueba sin afectar instancias de prueba ya generadas. Por ejemplo, si utilizó una prueba por un tiempo y desea cambiar una de las preguntas por ser quizás ya muy conocida, puede realizar el cambio en el constructor y al grabar, elegir la opción de generar una nueva versión. De esta manera, cualquier instancia de prueba anterior o pendiente no se verá afectada. Tener en cuenta que, si el cambio sobre la prueba no es menor, como si se modifica el máximo puntaje o el número de preguntas, puede ser mejor clonarlo. El número de versión es un numero interno y no secuencial para una prueba, por lo que es normal ver versiones que saltan de numeración.

Las Pruebas se componen de preguntas. Existen varios tipos de preguntas en Evalart, como por ejemplo, preguntas de texto abierto, preguntas de selección múltiple o preguntas de programación. Evalart posee una amplia base de datos de preguntas de diversos tipos y categorías, pero también es posible para el usuario crear sus propias preguntas (o crear versiones modificadas de las existentes)

Para ver las preguntas disponibles, editar o crear nuevas preguntas, entrar al menu “Pruebas”, a la opción “Preguntas”. Para agregar preguntas a una prueba, utilizar el Constructor de Pruebas.

Al entrar a menu de “Pruebas”, opción “Preguntas”, se muestra un listado con todas las preguntas disponibles. Desde aquí es posible crear nuevas preguntas o ver/editar/eliminar las preguntas existentes. Para crear una nueva pregunta hacer click en el botón de nuevo. Para editar una pregunta hacer clic en el icono del lápiz (las preguntas que no tienen lápiz no son editables, pero puede crear una copia y editarla usando el botón de clonar).

En ambos casos se abre la vista de edición de preguntas con multiples opciones. El botón de vista previa (con el ojo) permite ver como se mostrará la pregunta al usuario. Al final de la vista se encuentran los botones para guardar la pregunta y para clonar. Al clonar una pregunta se genera una nueva idéntica a la original (útil si se están creando muchas preguntas similares o para tener una copia editable de una pregunta de la librería de preguntas de Evalart)

También al final del formulario se encuentran botones para crear o editar las alternativas de la pregunta (por ejemplo, si la pregunta es cual es la capital de suiza, las alternativas podrían ser “Berna”, “Viena”, etc). Esta opción solo debe utilizarse en preguntas de elección de alternativas. La opción de “Evaluación” se utiliza en preguntas de programación para determinar escenarios de validación. Por ejemplo, si la pregunta es escribir un programa que multiple un numero por si mismo, podría tener varios escenarios de evaluación, como “X=0”, “X=5”, etc que se utilizaran vara verificar el código ingresado por el candidato.

Tipo de Prueba: Indica para que tipo de pruebas son aptas para esta pregunta.

Familia y Subfamilia: Permite clasificar las preguntas en familias y subfamilias para facilitar su gestión. Por ejemplo, una pregunta puede ser de la familia “Programación” y de la subfamilia “Java”.

Tipo: Este atributo define el tipo de pregunta y combina varias opciones:Si la pregunta utilizara imágenes (tanto para la cabecera de la pregunta o para las alternativas de respuesta)

Si la respuesta es un texto libre (de una o multiples lineas) o de selección multiple (que puede ser de elección simple si solo se puede escoger una o multiple si se pueden seleccionar varias alternativas)

Si la pregunta es de programación, en cuyo caso pueden ser con o sin código predefinido  (el código predefinido es un código que se incluye al comienzo del código, lo que permite definir variables con valores que serán usadas por el usuario al escribir su propio código). Por ejemplo, una pregunta de programación podría pedirle al usuario escribir un programa que multiple un número por si mismo utilizando la variable X. El código predefinido podría ser X:=5.

Descripción: Esta es la descripción que ayuda a la persona armando la prueba a saber de que se trata la pregunta (no es el texto que vera el candidato al ver la pregunta). Por ejemplo, una descripción podría ser “Pregunta de Java que valida conocimientos de multi thread”.

Texto: Es el texto de la pregunta que vera el usuario, por ejemplo “¿Cual es la capital de Suiza?”.

Puntaje Referencial: Es el puntaje por defecto que tiene la pregunta (que puede ser modificado para una prueba en particular desde el Constructor de Pruebas)

Precondición: Es el valor de la precondición si la pregunta es de programación con código predefinido.

Respuesta Correcta: Es el texto que corresponde a la respuesta correcta (para preguntas de programacion o de respuesta de texto abierto). En caso de preguntas de multiples alternativas la respuesta correcta se determina en la vista de alternativas.

Tiempo Referencial: El tiempo en minutos máximo recomendado para la pregunta. No es controlado durante la prueba, es solo una referencia para estimar mejor el tiempo total a asignar a la prueba que contiene la pregunta.

Ancho: El ancho en pantalla de la pregunta.

Texto Informativo: data-content=”Indica el registro de información adicional a utilizar (el cual se muestra durante la prueba al hacer click en el botón de información). Si se selecciona Ninguno entonces utilizara el de la sección que contiene la pregunta durante la prueba”

Obligatoria: Si se marca esta opción la pregunta es obligatoria y por lo tanto debe ser respondida para que el usuario pueda finalizar la prueba.

Categoría: Es la categoría asociada a la pregunta. Esto es utilizado en los reportes, ya que estos pueden mostrar la sumatoria de puntajes por categoría (la suma del puntaje obtenido en todas las preguntas de una prueba de una misma categoría)

Módulo: Aplica para preguntas de programación, donde se selecciona el lenguaje de programación de la pregunta.

Nivel: El nivel de dificultad que se atribuye a la pregunta.

Peso Performance: En preguntas de programación que miden performance, esto indica el peso en porcentaje que tiene la performance en el puntaje total de la pregunta.

Las preguntas de programación se crear de igual manera que los otros tipos de pregunta, pero se cuenta con una herramienta especifica para facilitar la creación de este tipo de preguntas.

Para acceder a esta herramienta ir al menu “Herramientas” y seleccionar “Constructor Preguntas Programación”.

Luego de cargar la pregunta se mostrara la información correspondiente a esta. En el lado derecho se cuenta con un editor para probar como la pregunta evaluaría una respuesta. Al lado izquierdo se encuentran las condiciones (escenarios de validación) para validar la pregunta, habiendo dos secciones, la primera que es utilizada para validar la pregunta cuando el candidato esta respondiendo y a continuación las que se usaran para validar y determinar el puntaje de la pregunta.

Esta diferencia existe para evitar que el candidato ingrese una respuesta trivial como “Print 5” en vez de un algoritmo para resolver el problema de la pregunta. Es por esto que lo usual es incluir código predefinido, uno para validar durante el examen y otro para asignar el puntaje (con otros valores) de manera que el candidato no pueda ingresar una respuesta trivial sin la lógica correspondiente.

Tanto para la validación durante le examen y para el puntaje es necesario ingresar el valor esperado. Este puede ingresarse directamente o puede escribir un programa para probar la pregunta y luego copiar el output de este a las respuestas. Puede ejecutar su programa con cualquiera de las condiciones al hacer clic en el botón de Ejecutar correspondiente. Las condiciones para validar tienen un peso ya que es posible colocar varias condiciones diferentes, cada una con un peso diferente que indica que tanto pesa esta condición para calcular el puntaje obtenido por el candidato en la pregunta.

Finalmente, para preguntas que soporten medir la performance del código, es posible indicar los rangos y el peso de la performance en el puntaje de la pregunta. Se debe marcar cual de los escenarios de validación sera utilizado para medir la performance. Actualmente, solo las preguntas que utilizan el modulo TLang permiten medir performance.

Los procesos de selección en Evalart se gestionan utilizando “Procesos”.  El primer paso es crear el proceso utilizando la  opción de “Nuevo Proceso” en el menú “Procesos de Selección”. Una vez creado un proceso es posible asignar las pruebas a utilizar en el proceso.

Por ejemplo, para un proceso donde se busca contratar a un Java Developer que hable inglés se podría utilizar la prueba “Java Developer” y el test de ingles “Ingles Intermedio”, lo cual se realiza desde el modulo de configuración de procesos.

En este módulo también es posible agregar a las personas a quienes se va a invitar al proceso (para procesos con invitación) y obtener el link para acceder a las pruebas del proceso (el cual se puede enviar automáticamente por correo si se desea).

A medida que los candidatos van respondiendo las prueba, es posible ver el estado de estas, así como los reportes detallados de resultados. También es posible registrar en que fase del proceso se encuentra cada candidato y en que estado, para así tener una visión clara de los candidatos (Por ejemplo, para saber quienes fueron pre-seleccionados o descartados)

Para crear un nuevo proceso se debe ir al menú principal y bajo el menú “Proceso de Selección” seleccionar “Nuevo Proceso”. Al hacer esto se abrirá un formulario para ingresar algunos datos:

Nombre del Proceso: Es el nombre que quiere dar al proceso, como por ejemplo “Desarrollador Java Senior”. Es importante recalcar que este texto será visible para los candidatos.

Descripción: Una descripción mas detallada de lo que se busca en el proceso. Esta información no es visible a los candidatos.

Tipo de Registro: Este campo determina como accederán los candidatos al proceso y a las pruebas que este contiene. Existen dos tipos:

Por invitación, no requiere registro: Cuando se selecciona esta opción solo los candidatos a quienes se invite al  proceso pueden participar. En estos casos se deberá ingresar los datos de todas los candidatos a incluir en el proceso (o seleccionar de los que ya existen en la base de datos). Cada candidato recibirá un link personal para acceder a sus pruebas. Esta es la opción por defecto y la que su utiliza generalmente.

Sin invitación, require registro: Los procesos configurados con esta opción no requieren una lista de candidatos. Por cada prueba se genera un solo link el cual puede ser utilizado por cualquier persona. Al hacer clic en el link se solicitará a la persona que ingrese sus datos. Esta opción es se suele utilizar si desea hacer una postulación abierta donde las personas puedan acceder directamente a las pruebas. Por ejemplo, puede colocar un aviso en una página de búsqueda de empleo con los links a las pruebas. Las personas interesadas harán clic y podrán dar las pruebas. Usted tendrá acceso a los datos de las personas que se registraron, así como los resultados de sus evaluaciones.

Notas: Comentarios o notas que desea agregar al proceso (no son visibles para los candidatos)

Para finalizar hacer clic en guardar.

Para configurar un proceso de selección ir al menú de procesos y seleccionar “Listado de Procesos”.  El ultimo proceso creado aparece al inicio del listado. Para entrar al módulo de configuración de procesos hacer clic en el icono de la llave de tuercas correspondiente al proceso que desea configurar.

Al ingresar al modulo se mostrara la información del proceso seleccionado. Se puede definir opcionalmente una fecha y hora limite para el proceso (en cuyo caso las pruebas solo podrán responderse hasta esa fecha)

El la sección pruebas puede agregar pruebas al proceso, que serán las pruebas que utilizará para evaluar a los candidatos. Para ésto hacer clic en el botón con el icono de la carpeta junto al titulo de pruebas. Se abrirá una pequeña ventana que permite navegar las prueba y seleccionar una o varias. Hacer clic en “Seleccionar” para agregar las prueba seleccionadas al proceso.

Si el tipo de proceso es con invitación, se mostrará una sección en la parte inferior derecha para agregar candidatos al proceso. Puede agregar personas que ya estén en su base de datos haciendo clic en el botón de “Elegir Candidatos” en esa sección o puede hacer clic en el botón con el símbolo “+” para registrar nuevos candidatos que se agregarán al proceso. También puede crear candidatos cargándolos desde un archivo texto. Para esto haga primero clic en el botón de “Elegir Candidatos” y luego en el botón de “Cargar archivo CSV”.

Para cargar un archivo CSV este debe estar separado por comas y tener la siguiente estructura: Correo, Nombre, Apellido.

Asegurarse de dar clic en grabar luego de agregar personas o pruebas al proceso.  Para enviar un correo a cada candidatos automáticamente basta con hacer clic en el botón de “Invitar Candidatos”.

Puede personalizar el correo que sera enviado o utilizar otra plantilla haciendo clic en el botón con el sobre. Esto abrirá un editor donde puede modificar el texto o utilizar una plantilla diferente. Para el contenido dinámico del corro puede utilizar las etiquetas. Por ejemplo, para los links de las pruebas la etiqueta es {$links} (para ver las etiquetas haga clic en “Insertar Etiqueta”).

Si desea conservar el mensaje para utilizarlo en otros procesos, puede guardarlo como plantilla haciendo clic en “Guardar Plantilla”. Para guardarlo solo para el proceso en curso dar clic en “Guardar”. Puede utilizar la opción de vista previa para que se muestre el mensaje como lo vería un candidato.

También es posible enviar manualmente el link a los candidatos. Para hacer esto haga clic en el botón con al rueda dentada junto al candidato para el que desea enviar manualmente el link. Se abrirá un mensaje preguntando si desea crear instancias y ver links o enviar. Si hace clic a enviar se enviara un correo solo a ese candidato.

Si hace clic en “Crear Instancias y ver links” se generarán las instancias de prueba para ese candidato y se mostraran los links. Para copiar el link haga clic derecho sobre el link y seleccione la opción para copiar el link (puede variar según el navegador). Cuando haga esto los links se mantienen en estado “No enviado”, por lo que puede hacer clic en el icono del sobre junto al texto “No enviado” para que se marque como enviado (esto le permitirá recordar que ya envió manualmente el link a este candidato)

Si el proceso no requiere invitación, no aparecerá el listado de personas. En este tipo de procesos existe un link único para cada prueba que puede ser utilizada por cualquier candidato. Para ver los links haga clic en el icono con el eslabón. Para que los links funcionen en este tipo de procesos debe añadir pruebas de su plan al proceso. Para esto haga clic en el botón de “+”. Si por ejemplo agrega 6 pruebas, entonces solo se podrán responder 6 pruebas para este proceso .

Por ejemplo, si su proceso tiene 2 pruebas y coloca los links a estas en una pagina web, cuando se haya excedido el limite de 6 pruebas respondidas (por ejemplo, si 3 personas respondieron ambas pruebas), cualquier persona que haga clic en el link vera un error indicando que la prueba no esta disponible en este momento. En la sección de pruebas de este modulo (esquina inferior derecha) puede ver cuantas pruebas ha agregado, cuantas fueron usadas y cuantas están disponibles.

Una vez que ha enviado las pruebas a los candidatos puede ver el estado de cada instancia y los reportes de resultados para un proceso especifico yendo al listado de proceso y haciendo clic en el icono del folder abierto  (Se puede visualizar la información agrupada por persona o sin agrupar usando la opción el la esquina superior derecha.

Las instancias de prueba recién creadas estarán en estado “CRE”. Si el usuario hizo clic en el link y empezó la prueba, este estará en estado “PRG” (En Progreso). Si finalizo la prueba pasará a estado “FIN” (Finalizad). Si cancela una instancia de prueba, esta pasará a estado “CAN” (Cancelado). Las pruebas canceladas (dependiendo de las condiciones) revierten el crédito utilizado, por lo que la prueba vuelve a su plan o al proceso para poder ser utilizado nuevamente.

Para las instancias de prueba finalizadas es posible ver el reporte de resultados (si la prueba cuenta con un reporte asignado). Para ver el reporte haga clic en la lupa. Los reportes finalizados también se pueden cancelar haciendo clic en el icono de la papelera, pero en estos casos no se revierte el crédito.

Adicionalmente, en este mismo listado es posible realizar dos operaciones. Una es re-calcular el puntaje (esto se utiliza si usted creo una prueba con ciertas condiciones de puntaje y luego las cambio cuando el candidato ya termino la prueba). Para recalcular haga clic en el icono con la flecha en circulo. Para pruebas expiradas también es posible forzar que se les calcule el puntaje para lo que debe hacer clic en el botón del check.

La otra opción que ofrece este listado es “resetear” una instancia de prueba. Para esto hacer clic en el icono con el relámpago, lo que dejara la prueba en su estado inicial (como cuando se creo). Esto puede ser útil si un candidato tuvo algún problema, como por ejemplo, que se quedo sin internet durante la prueba y al retomar se le venció el tiempo y le solicita dar la prueba de nuevo.

Existen otras vistas para ver resultados. Para ver las últimas pruebas de cualquier proceso puede utilizar el reporte de pruebas enviadas del menú principal (en Reportes). También puede ver todas las instancias de prueba de un candidato en particular al ver el listado de personas en el menú de procesos, haciendo clic en el icono del folder. La vista general de reportes permite ver los resultados por candidato, ordenados en un ranking o un listado completo de todos las pruebas.

Finalmente, la pagina principal del administrador de Evalart (haga clic en el logo de Evalart dentro del modulo de administración) contiene gráficas e información sobre los procesos y pruebas activos en una sola vista.

Evalart permite editar el puntaje de cualquier instancia de prueba (Una instancia de prueba corresponde a una prueba respondida por un candidato en particular). Esto es útil si se determina que el candidato debe recibir un puntaje diferente al asignado por el sistema.

Esto puede darse por ejemplo si el candidato escribió una respuesta que en general esta bien pero equivoco al mostrarla (diferente a como se pide en al pregunta), en cuyo caso el sistema le asignará cero pero el evaluador podría querer darle un puntaje parcial. Esta opción también se utiliza para preguntas de corrección manual.

Para editar manualmente una instancia basta con hacer clic en el icono del lápiz en cualquier listado de instancias de prueba (Como el reporte de pruebas respondidas). Esto abrirá una vista de la instancia de prueba para edición.

Para cambiar un puntaje seleccionar la pregunta y luego hacer clic en el icono del lápiz en el campo con la etiqueta “Puntaje Manual”. También es posible editar la descripción del resultado e incluso se puede modificar una respuesta escrita del candidato si se desea (por ejemplo, si se considera que cometió un error mínimo y se quiere verificar esto corrigiendo directamente su respuesta). En estos casos la respuesta original del candidato queda a salvo y es posible restaurarla si fuera necesario.

Con Evalart es posible gestionar el proceso de selección haciendo un seguimiento del estado y etapa en que se encuentra cada candidato (applicant tracking)

Por defecto los procesos utilizan el flujo genérico de Evalart. Para gestionar el estado y fase de cada candidato, entrar al menú de Procesos de Selección, opción Flujo de Proceso. Desde aquí pude colocar a sus candidatos en la fase en que se encuentran con tan solo arrastrar y soltar.

También es posible cambiar el estado del candidato haciendo clic en el campo de estado (el campo con subrayado de puntos azules). Desde este reporte puede adicionalmente agregar o editar una calificación con un rango de una a cinco estrellas para agregar una nota a sus candidatos.

Si lo desea, puede crear su propio flujo, con los estados y fases que necesita. Para esto debe ingresar a Configuración, Flujos de Proceso, Flujos de Proceso lo que abrirá la vista de configuración de flujos de proceso. Desde aquí puede crear un nuevo flujo o editar uno existente.

Una vez creado un flujo, puede arrastrar y soltar las fases que desea incluir (o crear sus propias fases) y luego agregar los estados que pueden tener los candidatos dentro de estas fases (arrastrando los estados a la fase correspondiente o creando nuevos estados si es necesario).

Para asignar un flujo de proceso a un proceso, debe seleccionarlo al momento de crear un nuevo proceso de selección o puede modificarlo ingresando a la edición del proceso al que quiere configurar con un flujo distinto.