Asistente de Oficina
Estamos buscando a un Asistente de Oficina para unirse a nuestra empresa. Este puesto brinda soporte administrativo y técnico para garantizar el funcionamiento efectivo de la oficina. El candidato ideal será una persona organizada, capaz de trabajar en equipo y con excelentes habilidades de comunicación y manejo de sistemas operativos.
Responsabilidades
Administrar documentos y registros de la empresa.
Coordinar reuniones, eventos y viajes de negocios.
Recibir y redirigir llamadas telefónicas y correos electrónicos entrantes.
Crear y actualizar hojas de cálculo, informes y presentaciones.
Asistir en la gestión de proyectos y tareas asignadas.
Realizar otras funciones administrativas y técnicas según se requiera.
Requisitos
Experiencia laboral previa en asistencia administrativa o similar.
Conocimientos en manejo de sistemas operativos, como Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) y Google Suite.
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en español y en inglés.
Fuertes habilidades organizacionales y capacidad para priorizar tareas.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Debe ser una persona proactiva, responsable y confiable.
Si te apasiona trabajar en una empresa dinámica y en crecimiento, y cumples con los requisitos mencionados, no dudes en aplicar para este emocionante puesto. ¡Esperamos contar contigo en nuestro equipo!
Preguntas de Entrevista
¿Cuáles son tus habilidades y experiencia en organizar y coordinar agendas?
Se espera que el candidato describa sus habilidades para planificar y programar reuniones y eventos, así como su experiencia en la gestión de calendarios y programación de citas. Además, se espera que el candidato pueda citar ejemplos específicos de su capacidad para manejar agendas en entornos ocupados y cambiantes.
¿Qué habilidades tienes para comunicarte efectivamente con los clientes y compañeros de trabajo?
Se espera que el candidato proporcione detalles sobre sus habilidades para comunicarse verbalmente y por escrito con personas en todos los niveles de la organización. Además, el candidato debe poder describir cómo maneja situaciones de interacción con cliente, manejo de objeciones, y cualquier situación conflictiva con los compañeros de trabajo, y que pueda presentar ejemplos específicos de situaciones en las que tuvo éxito en la comunicación efectiva.
¿Cómo manejas los correos electrónicos y llamadas telefónicas entrantes y salientes?
Se espera que el candidato describa su proceso para manejar el correo electrónico y la correspondencia entrante y saliente. Además, el candidato debe estar cómodo con las buenas prácticas de comunicación, como respuesta en tiempo y forma de manera clara y profesional, y cómo organiza su tiempo para garantizar que no hay correos perdidos/ retrasos en las respuestas, y encargarse efectivamente de las llamadas telefónicas profesionales.
¿Qué habilidades de gestión de proyectos tienes?
Se espera que el candidato describa sus habilidades para coordinar y organizar proyectos, y manejar sus etapas y tareas. Buscamos que pueda describir las herramientas y métodos que ha utilizado y administrado desde el planeamiento hasta la ejecución. También, debe describir cómo ha monitoreado el progreso y qué lecciones ha aprendido de los fracasos o errores pasados.
¿Qué medidas de seguridad implementarías para proteger los documentos y datos confidenciales?
Se espera que el candidato describa su conocimiento de las políticas y procedimientos de seguridad de la información, y cómo implementarlos. Además, el candidato debe poder describir cómo maneja documentos y datos confidenciales, incluyendo cómo los almacena de manera segura y cómo los identifica para su acceso restringido. se espera un manejo profesional y ético de los documentos y excepcionalidad de los datos reservados.
¿Qué habilidades tienes para el manejo de software ofimático y administrativo?
Se espera que el candidato describa sus habilidades para manejar herramientas de software ofimático, como Word, Excel, PowerPoint, Google Suite, etc., así como habilidades de organización y gestión de archivos. Adicionalmente, se espera que el candidato pueda describir su capacidad para aprender y adaptarse a nuevas herramientas de software, además hacer un uso eficiente de las herramientas disponibles.
¿Cómo contribuirías a un ambiente de trabajo productivo y amigable?
Se espera que el candidato describa cómo se integra en los lugares de trabajo, su disposición para trabajar en equipo, y cómo maneja situaciones colaborativas. Además, el candidato debe poder describir su capacidad para trabajar independientemente y cómo maneja situaciones de presión, y situaciones difíciles. Se espera que el candidato muestre entusiasmo por el trabajo en equipo y contribución al ambiente laboral en general.
Pruebas Recomendadas de Evalart
Prueba DISC Completa
Prueba DISC Completa: mide el estilo de comportamiento del candidato mediante 22 pares de preguntas de elección forzada. Entrega el puntaje y la descripción de las 4 dimensiones DISC (Dominio, Influencia, Estabilidad y Cumplimiento), más el perfil de comportamiento, dentro de los 15 perfiles clásicos. Ideal para conocer las características de la personalidad del candidato, y anticipar su ajuste al puesto.
Test Inteligencia 24 Preguntas
Test de Inteligencia de 24 Preguntas que evalúa varias áreas de la inteligencia desde diferentes ángulos (razonamiento lógico, aptitud verbal, aptitud numérica, inteligencia visual, patrones), entregando un puntaje general entre 0 y 24 puntos.
Conocimientos Básicos de Excel
Prueba que mide conocimientos básicos de Excel, permitiendo determinar que el candidato a utilizado Excel y que conoce los conceptos básicos de esta herramienta, como la referencia a celdas, sumas, filtros y otros. La prueba combina preguntas de texto con preguntas que presentan una hoja de calculo donde se plantean situaciones y el candidato debe marcar la solución correcta al problema presentado.
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Esta prueba mide conocimientos generales de la familia de soluciones de productividad G Suite.
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