En cualquier proceso de selección, no todos los candidatos llegarán a ser contratados. Sin embargo, la forma en que se comunican las decisiones de contratación puede tener un impacto directo en la percepción de tu marca empleadora, la experiencia del candidato y la reputación de la empresa. En este artículo, exploramos las mejores prácticas para comunicar decisiones de contratación de manera profesional y empática, con un enfoque en fortalecer la comunicación organizacional y preservar relaciones valiosas.
Por qué es importante comunicar decisiones de forma profesional
Un proceso de contratación bien gestionado no termina cuando se elige a un candidato. La manera en que se informa a quienes no fueron seleccionados influye en:
- La percepción externa de tu empresa.
- Las probabilidades de que un candidato vuelva a postularse en el futuro.
- La experiencia general del candidato, que puede compartir en redes o sitios como Glassdoor.
Evitar la comunicación o hacerlo de forma insensible puede dañar la imagen de tu empresa y alejar futuros talentos.
Cómo comunicar decisiones difíciles a tu personal y candidatos
Ya sea que se trate de una reestructuración interna o del cierre de un proceso de selección, comunicar decisiones difíciles es parte esencial del trabajo de cualquier profesional de RR.HH. o líder de equipo. Hacerlo de manera adecuada puede fortalecer la marca empleadora, mientras que una mala comunicación puede afectar la reputación de la empresa e incluso viralizarse en redes sociales.
Aquí te dejamos principios clave para hacerlo bien:
- No retrases la comunicación: A los candidatos, especialmente aquellos que han avanzado a etapas finales, se les debe informar en cuanto se tome una decisión. Esto demuestra respeto por su tiempo y compromiso.
- Elige el canal correcto: Para rechazos tempranos, un correo claro y empático suele ser suficiente. Para finalistas o perfiles estratégicos, una llamada personalizada demuestra profesionalismo y consideración.
- Evita mensajes genéricos: Usa el nombre del candidato y haz referencia al rol o etapa en la que participaron. Esto genera una mejor experiencia y refleja una cultura organizacional más humana.
- Reconoce y agradece: Agradece el tiempo, interés y preparación del candidato. Aunque no haya sido seleccionado, debe sentirse valorado.
- Ofrece retroalimentación útil: Si es posible, comparte uno o dos puntos concretos que puedan ayudarle a mejorar. Esto es bien recibido por la mayoría de los candidatos y refuerza una imagen positiva de tu empresa.
- Cuida el tono y lenguaje: Sé claro, directo y empático. No uses tecnicismos ni eufemismos que puedan confundir o parecer insensibles.
- Haz seguimiento cuando sea necesario: Si en algún momento ves potencial en un candidato para futuras vacantes, menciónalo genuinamente y asegúrate de mantenerlo en el radar.
Comunicar de forma clara y profesional malas noticias
Una comunicación bien estructurada no solo evita malentendidos; también transmite respeto y refuerza la imagen profesional de tu empresa. Especialmente en procesos de selección, cada interacción es una oportunidad para dejar una buena impresión, incluso si el resultado no es favorable para el candidato.
Elementos clave para un mensaje profesional de rechazo:
- Agradece el tiempo e interés del candidato.
- Sé claro al comunicar la decisión.
- Destaca algún aspecto positivo del perfil.
- Mantén una puerta abierta para futuras oportunidades.
- Ofrece canales para seguir en contacto.
Ejemplo de correo:
Asunto: Proceso de selección – [Nombre del puesto]
Hola [Nombre],
Gracias por participar en el proceso de selección para la posición de [Nombre del puesto]. Apreciamos el tiempo, la preparación y el interés que mostraste durante cada etapa.
Después de una revisión cuidadosa de todos los perfiles, hemos decidido continuar con otro candidato cuyo perfil se alinea más estrechamente con las necesidades actuales del rol.
Valoramos mucho tu experiencia y logros, y nos encantaría considerarte para futuras vacantes en [Nombre de la empresa]. Te invitamos a mantenerte al tanto de nuestras oportunidades a través de nuestro sitio de carreras o redes sociales.
Gracias nuevamente por tu interés en formar parte de nuestro equipo.
Un cordial saludo,
[Nombre del reclutador]
[Cargo]
[Empresa]
Cómo mejorar la comunicación con los candidatos
Una comunicación efectiva durante el proceso de selección no solo mejora la experiencia del candidato, sino que también fortalece la reputación de tu marca empleadora. Estos son algunos pasos para lograrlo:
- Automatiza sin perder el toque humano
En procesos de reclutamiento masivo, automatizar las comunicaciones es clave para mantener la eficiencia. Evalart permite configurar mensajes automáticos por etapa del proceso, lo que ahorra tiempo. Pero automatizar no significa despersonalizar: es fundamental revisar los mensajes clave, sobre todo al momento de rechazar candidatos o invitarlos a nuevas etapas, para que mantengan un tono cercano y profesional. - Integra feedback estructurado
Cuando se utilizan pruebas psicométricas como las de Evalart, es posible enriquecer la retroalimentación que se da al candidato. Por ejemplo, mencionar brevemente habilidades destacadas o áreas de oportunidad generales puede aportar valor sin ser técnico ni invasivo. Esto mejora la percepción del proceso, incluso si el resultado no es favorable. - Capacita a tus equipos de selección
No todos los líderes o gerentes están entrenados para comunicar decisiones de manera empática y profesional. Invertir en talleres breves de comunicación para reclutadores y hiring managers garantiza coherencia en el mensaje y reduce errores que pueden afectar la experiencia del candidato. - Construye una guía interna de comunicación
Diseñar un manual interno con ejemplos de mensajes por etapa, criterios para compartir feedback y protocolos de respuesta ante preguntas frecuentes puede estandarizar y elevar el nivel de tus procesos. Esta guía también puede incluir recomendaciones sobre cuándo escalar comunicaciones o cuándo recurrir a llamadas en lugar de correos.
Fortalece tu marca empleadora a través de la comunicación
La forma en que te comunicas con candidatos refleja los valores y la cultura de tu empresa. Empresas que gestionan bien esta parte del proceso:
- Aumentan sus tasas de postulación futura.
- Disminuyen el rechazo a ofertas.
- Logran mayor confianza en sus procesos de selección.
Evalart como aliado en la comunicación efectiva del proceso
Evalart te permite estructurar procesos de selección más profesionales y automatizados. Con funcionalidades como:
- Correos automáticos tras evaluaciones.
- Resultados personalizables por candidato.
- Plantillas de comunicación y calificación automatizadas.
- Integración con ATS para seguimiento completo.
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