Descripción de Puestos: Asistente de Oficina

Preguntas para entrevista para el cargo de: Asistente de Oficina

• ¿Cuáles son las habilidades que considera esenciales para trabajar como Asistente de Oficina?

  Se espera que el candidato describa habilidades como organización, capacidad de comunicación, conocimientos de informática, habilidades de gestión de tiempo, capacidad de trabajar en equipo, adaptabilidad y capacidad de resolver problemas.
  
  2.

• ¿Cuál es su enfoque para organizar su día de trabajo de manera eficiente?

  Se espera que el candidato describa estrategias para organizar su día de trabajo, como elaborar listas de tareas, establecer prioridades, planificar y gestionar reuniones, y manejar las interrupciones de manera efectiva.
  
  3.

• ¿Cómo se comunica en situaciones difíciles o estresantes?

  Se espera que el candidato describa su capacidad para mantener la calma en situaciones estresantes, gestionar situaciones conflictivas o delicadas, y resolver problemas de manera efectiva y diplomática.
  
  4.

• ¿Qué es lo que más disfruta del trabajo administrativo y que habilidades especiales aporta en ese ámbito?

  Se espera que el candidato describa su motivación y entusiasmo por trabajar en el ámbito administrativo, así como las habilidades que le permiten trabajar de manera efectiva en ese ámbito, como la atención al detalle, la eficiencia y el trabajo en equipo.
  
  5.

• ¿Cómo maneja su tiempo entre múltiples tareas o proyectos y cómo establece sus prioridades para hacer frente a ellas?

  Se espera que el candidato describa su enfoque para gestionar múltiples proyectos y tareas al mismo tiempo, incluyendo la manera en que establece sus prioridades y hace un seguimiento de su progreso.
  
  6.

• ¿Cómo maneja la expectativa y el requerimiento de ser discreto en ciertas situaciones administrativas en la oficina?

  Se espera que el candidato describa su capacidad para mantener la confidencialidad y la discreción en situaciones administrativas, como la gestión de información financiera o de recursos humanos, y cómo maneja las solicitudes de información confidencial y la privacidad de los empleados.
  
  7.

• ¿Cuál es tu estilo de trabajo en equipo y cómo te integras en un entorno de trabajo que cambia rápidamente?

  Se espera que el candidato describa su estilo de trabajo en equipo, incluyendo su capacidad para colaborar y comunicarse efectivamente con los compañeros de trabajo, y cómo se adapta a los cambios rápidos en la dinámica del equipo y en las prioridades del trabajo en la oficina.

• ¿Cuáles son tus habilidades y experiencia en organizar y coordinar agendas?

  Se espera que el candidato describa sus habilidades para planificar y programar reuniones y eventos, así como su experiencia en la gestión de calendarios y programación de citas. Además, se espera que el candidato pueda citar ejemplos específicos de su capacidad para manejar agendas en entornos ocupados y cambiantes.

• ¿Qué habilidades tienes para comunicarte efectivamente con los clientes y compañeros de trabajo?

  Se espera que el candidato proporcione detalles sobre sus habilidades para comunicarse verbalmente y por escrito con personas en todos los niveles de la organización. Además, el candidato debe poder describir cómo maneja situaciones de interacción con cliente, manejo de objeciones, y cualquier situación conflictiva con los compañeros de trabajo, y que pueda presentar ejemplos específicos de situaciones en las que tuvo éxito en la comunicación efectiva.

• ¿Cómo manejas los correos electrónicos y llamadas telefónicas entrantes y salientes?

  Se espera que el candidato describa su proceso para manejar el correo electrónico y la correspondencia entrante y saliente. Además, el candidato debe estar cómodo con las buenas prácticas de comunicación, como respuesta en tiempo y forma de manera clara y profesional, y cómo organiza su tiempo para garantizar que no hay correos perdidos/ retrasos en las respuestas, y encargarse efectivamente de las llamadas telefónicas profesionales.

• ¿Qué habilidades de gestión de proyectos tienes?

  Se espera que el candidato describa sus habilidades para coordinar y organizar proyectos, y manejar sus etapas y tareas. Buscamos que pueda describir las herramientas y métodos que ha utilizado y administrado desde el planeamiento hasta la ejecución. También, debe describir cómo ha monitoreado el progreso y qué lecciones ha aprendido de los fracasos o errores pasados.

• ¿Qué medidas de seguridad implementarías para proteger los documentos y datos confidenciales?

  Se espera que el candidato describa su conocimiento de las políticas y procedimientos de seguridad de la información, y cómo implementarlos. Además, el candidato debe poder describir cómo maneja documentos y datos confidenciales, incluyendo cómo los almacena de manera segura y cómo los identifica para su acceso restringido. se espera un manejo profesional y ético de los documentos y excepcionalidad de los datos reservados.

• ¿Qué habilidades tienes para el manejo de software ofimático y administrativo?

  Se espera que el candidato describa sus habilidades para manejar herramientas de software ofimático, como Word, Excel, PowerPoint, Google Suite, etc., así como habilidades de organización y gestión de archivos. Adicionalmente, se espera que el candidato pueda describir su capacidad para aprender y adaptarse a nuevas herramientas de software, además hacer un uso eficiente de las herramientas disponibles.

• ¿Cómo contribuirías a un ambiente de trabajo productivo y amigable?

  Se espera que el candidato describa cómo se integra en los lugares de trabajo, su disposición para trabajar en equipo, y cómo maneja situaciones colaborativas. Además, el candidato debe poder describir su capacidad para trabajar independientemente y cómo maneja situaciones de presión, y situaciones difíciles. Se espera que el candidato muestre entusiasmo por el trabajo en equipo y contribución al ambiente laboral en general.