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Evalart User FAQ

Preguntas Frecuentes Procesos de Selección

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  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Procesos de Selección”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Listado procesos”.
  3. Al ingresar al listado de procesos, hacer clic en el ícono de llave ubicado a la derecha del proceso que desea modificar.
  4. Al acceder al menú de configuración, podrá crear un candidato nuevo o elegir un candidato existente.
  5. Después de haber agregado a los candidatos, hacer clic en el botón “Invitar candidatos”. Solo se enviarán las invitaciones a los candidatos agregados, no a los que ya se les había enviado la invitación anteriormente.

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  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Procesos de Selección”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Listado procesos”.
  3. Al ingresar al listado de procesos, hacer clic en el ícono de llave ubicado a la derecha del proceso que desea modificar.
  4. Hacer clic en la opción “Elegir Pruebas”. Al hacer clic en esta opción, se abrirá un recuadro con el catálogo de pruebas.
  5. Marcar la(s) prueba(s) que desea agregar.
  6. Hacer clic en el botón “Seleccionar”.
  7. Después de haber agregado las pruebas al proceso, hacer clic en la opción “Invitar candidatos”. Se enviarán invitaciones a todos los candidatos, pero solo con el link a las pruebas recientemente agregadas.

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Sí, es posible. A continuación, los pasos a seguir para asignar puntaje manual:

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Ver pruebas enviadas”.
  3. Al ingresar al listado de pruebas, hacer clic en el ícono del lápiz, ubicado a la derecha de la prueba cuyo puntaje desea modificar.
  4. Seleccionar la pregunta que se desea modificar en la sección “Detalles por pregunta”.
  5. Hacer clic en ícono del lápiz, ubicado a la derecha del puntaje que se desea modificar.
  6. Reemplazar el antiguo puntaje por el nuevo.
  7. Presionar el ícono de “guardar” para guardar los cambios.

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Si quiere que un candidato repita la misma prueba porque reportó un problema (como por ejemplo, que se quedo sin internet durante la prueba) puede resetear la prueba siguiendo estos pasos:

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Ver pruebas enviadas”.
  3. Al ingresar al listado de pruebas, hacer clic en el ícono del rayo, ubicado a la derecha de la prueba que desea resetear. Al hacer clic en el rayo, la prueba se reseteará y el candidato podrá volver a dar la prueba utilizando el mismo enlace que tenía anteriormente.

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Una prueba “expirada” indica que el candidato se quedó sin tiempo antes de finalizar la prueba y no dio clic en el botón de finalizar. Esto puede ser porque cerro el browser sin hacer clic en finalizar cuando la plataforma le indicó que se acabo el tiempo o que abandonó la prueba.

Para forzar el cálculo del puntaje de una prueba “expirada”, el administrador debe:

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Ver pruebas enviadas”.
  3. Hacer clic en el ícono de check ubicado a la derecha de la prueba “expirada”. Al hacer clic en el ícono de check, se forzará el cálculo de la prueba y podrá ver el puntaje. Si lo desea, puede también alternativamente resetear la prueba en caso de que desee que el candidato la dé nuevamente (por ejemplo, si expiró por un problema de conexión a internet o el candidato tuvo que dejar la prueba por motivos externos)

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Sí, es posible. Para definir una fecha límite para las pruebas de un proceso, usted debe:

  1. En la configuración del proceso, en la sección “expira”, colocar la fecha y hora en que el proceso expirará. Luego de esto los enlaces enviados a los candidatos no funcionarán y un mensaje les indicará que la prueba ya no está disponible.
  2. Hacer clic en el ícono de guardar, ubicado a la derecha.

Luego de la fecha indicada los candidatos no podrán acceder a la prueba.

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Sí, esto es posible usando la opción de cargar candidatos mediante un archivo CSV. Para cargar candidatos desde un archivo CSV, debe:

  1. En la configuración del proceso, en la sección “candidatos”, hacer clic en la opción “Elegir candidatos.
  2. Cuando aparezca el recuadro para seleccionar candidatos, hacer clic en el botón “Cargar archivo CSV”.

Nota:

Para cargar un archivo CSV, éste debe estar separado por comas y tener la siguiente estructura:

Columna A -> Correo Electrónico, Columna B -> Nombre, Columna C -> Apellido.

Ejemplo:

pedro@ejemplo, Pedro, Gomez

alfredo@mimail, Alfredo, Perez

  1. Hacer clic en el botón “Subir”, y seleccionar el archivo que contiene los candidatos.
  2. Asegurarse de que todos los candidatos se subieron exitosamente.
  3. Hacer clic en el botón “Seleccionar” para guardar los cambios.

Los candidatos quedarán disponibles para agregar a sus procesos de selección desde la configuración de procesos, con la opción de Elegir Candidatos.

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Evalart implementa diversos sistemas para evitar que los candidatos hagan trampa. Aunque no es posible evitar todos los casos, varias formas posibles de trampa son detectadas y en caso de que uno de sus candidatos tenga un comportamiento sospechoso, nos comunicaremos con usted para indicarle el caso en particular.

No podemos hacer públicos los métodos que utiliza Evalart para detectar intentos de fraude ya que esto haría mas fácil evadirlos, pero constantemente evaluamos y refinamos estas medidas.

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Sí, es posible eliminar candidatos de un proceso de selección en curso, pero solo si éste no tiene instancias de prueba creadas. Para hacerlo, debe:

  1. En la página principal de Evalart, seleccionar la opción “Procesos de selección”, ubicada en el menú superior.
  2. Hacer clic en “Listado procesos”.
  3. Al ingresar al listado de procesos, hacer clic en el ícono de llave ubicado a la derecha del proceso que desea modificar.
  4. Al acceder al menú de configuración, en la sección “Candidatos”, hacer clic en el botón “Opciones”, ubicado a la derecha del candidato que desea eliminar. El candidato se elimina del proceso, pero no de la base de datos de candidatos.
  5. Hacer clic en “Eliminar”.

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  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en el menú superior.
  2. Hacer clic en “Ranking de candidatos por proceso”, para ver el listado con el ranking de cada uno de los candidatos.
  3. Seleccionar el proceso cuyo ranking de candidatos desea ver.

El reporte crea un puntaje automáticamente en base a un promedio de las pruebas respondidas por el candidato. El peso de cada prueba se puede modificar desde la configuración del proceso haciendo clic en el botón de opciones para la prueba para la que se quiere cambiar el peso.

Si la barra de puntaje esta en gris es porque el candidato aun no ha respondido a todas las pruebas.

También es posible asignar un puntaje subjetivo con un rango de 1 a 5 estrellas, en cuyo caso el reporte ordenara por esa columna (pero es posible ordenar por cualquier pregunta haciendo clic en la cabecera del campo por el que se quiere ordenar)

 

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  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en el menú superior.
  2. Hacer clic en “Resumen resultado proceso”.
  3. Seleccionar el proceso cuyo resumen de resultado de proceso desea ver.

El reporte tabular lista todos los candidatos y los puntajes obtenidos en cada prueba. haciendo clic en el puntaje es posible ver el reporte detallado de esa prueba. Haciendo clic en la lupa es posible ver la ficha del candidato.

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Para ver el puntaje de una prueba que aún indica el estado “en proceso”, debe forzar el cálculo. Para forzar el cálculo, usted debe:

  1. En la página principal de Evalart, hacer clic en la opción “Reportes”, ubicada en la barra superior.
  2. Hacer clic en la opción “Ver pruebas enviadas”.
  3. Hacer clic en el ícono de check ubicado a la derecha de la prueba “en proceso”. Al hacer clic en el ícono de check, se forzará el cálculo de la prueba y podrá ver el puntaje.

Eso puede ocurrir si el candidato cerro el browser y no dio clic en finalizar. Es recomendable confirmar con el candidato para saber si tuvo algún problema en cuyo caso podría ser recomendable resetear la prueba para que la de nuevamente,.

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Por defecto llega al correo del usuario que envío las pruebas, pero es posible configurar un correo genérico para que las respuestas a los correos lleguen a este correo. Para esto se debe ingresar al menú Usuario => Administrar Opciones de la Cuenta e ingresar el correo en el campo Correo Genérico. Luego en configurar usuario (menú Usuario => Configurar Usuario) marcar la opción “Usar correo genérico” de manera que todos los correos con pruebas que envíe este usuario al ser respondidos llegarán al correo genérico configurado en la cuenta.

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Solo los usuarios de la cuenta tienen acceso a la información de los candidatos y a los resultados de los candidatos de la cuenta, a menos que se marque la opción “Mostrar Puntaje al Final” al configurar el proceso, la cual por defecto siempre está en no. Si se marca la opción “Mostrar Puntaje al Final”, el candidato podrá ver el puntaje de su propia prueba al finalizar.

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Esto es posible gracias a la opción “Ejecutar pruebas”. Para acceder a esta opción, usted debe:

  1. Ir a la configuración del proceso donde esta la prueba que desea ejecutar.
  2. Ubicar al candidato en el panel de configuración del proceso, y hacer clic en el botón “opciones”, ubicado a la derecha del candidato.
  3. Hacer clic en la opción “Ejecutar pruebas”
  4. Hacer clic en el ícono de “play”, ubicado a la izquierda de la prueba que desea ejecutar.
  5. Cuando aparezca el aviso de confirmación, verificar la información y hacer clic en “aceptar”. Usted será deslogueado del módulo administrador automáticamente y la prueba dará inicio, de manera que su candidato pueda dar la prueba en ese mismo equipo.

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En algunas ocasiones el correo de invitación a responder las pruebas podría no llegar al candidato (ya sea por error al ingresar el correo o por irse a la carpeta de correo no deseado o simplemente algún otro problema).

El primer paso si un candidato indica que no recibió el correo es revisar que la dirección de correo este bien escrita y que el correo no se fue a la carpeta de correo no deseado (en cuyo caso se debe solicitar al candidato que marque el correo como deseado). Para reenviar el correo con los enlaces a las pruebas a un candidato, ir a la configuración del proceso (Menú “Procesos de Selección”, “Listado Procesos” y hacer clic en la llave de tuercas del proceso donde está el candidato). En la parte inferior derecha, donde se listan los candidatos, seleccionar la opción de “Ver / Enviar Pruebas” donde podrá reenviar la invitación al mismo correo registrado del candidato o a otro correo haciendo clic en el botón de reenviar.  Alternativamente puede obtener de esta misma pantalla los enlaces a las pruebas para reenviarlas por otro medio. Para hacer esto, haga clic en el icono del porta-papeles para luego pegarlo en el medio donde desea copiarlo (como en su propio sistema de correos o algún sistema de chat).

En caso de estar enviando el correo a correos internos de su empresa y que no llegue ninguno, consultar con el administrador de correos para que asegure que los correos enviados desde Evalart sean aceptados.

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La plataforma permite evaluar a un candidato en el mismo computador donde trabaja con Evalart como reclutador. Sin embargo, por seguridad, la plataforma lo desconectará automáticamente del modulo de administración al hacerlo. No intente abrir un enlace de una prueba directamente si esta en el modulo administrador ya que esto no esta permitido por seguridad. Para ejecutar una prueba para que un candidato la de en su computador debe seguir estos pasos:

  1. Ir a la configuración del proceso para el que quiere realizar la evaluación (Ir al menú Procesos de Selección, opción Listado Procesos y dar clic en la llave de tuercas correspondiente al proceso correspondiente.
  2. En el listado de candidatos que se muestra en la configuración del proceso (en la parte derecha) identificar al candidato al que se desea evaluar.
  3. Hacer clic en el menú al lado del candidato y elegir la opción de Ejecutar Pruebas.
  4. Se muestra el listado de pruebas con un botón pequeño con el símbolo de play (triangulo).
  5. Dar clic ahí cuando el candidato este listo  para dar la prueba. Esto desconectará al usuario administrador y ejecutara la prueba para el candidato.

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Para corregir el correo, nombre u otros datos del candidato deber ir al menú “Procesos de Selección” y elegir “Lista Candidatos”. Desde ahí puede modificar directamente los campos listados o puede hacer clic en el lápiz y editar desde ahí todos los campos del registro de la persona.

En caso la modificación sea para corregir el correo para un candidato con pruebas ya enviadas, para reenviar el correo con los enlaces a las pruebas a un candidato, ir a la configuración del proceso (Menú “Procesos de Selección”, “Listado Procesos” y hacer clic en la llave de tuercas del proceso donde está el candidato). En la parte inferior derecha, donde se listan los candidatos, seleccionar la opción de “Ver / Enviar Pruebas” donde podrá reenviar la invitación al mismo correo registrado del candidato o a otro correo haciendo clic en el botón de reenviar.

Evalart allows you to restrict access to the selection processes used by previously created user groups in the “manage user groups” section. When restricting a process to a group, only that group will have access to the process (besides any administrator user). If you do not specify a group, all users in the account will have access to the process.

  1. Go to the “processes list” section by expanding the “selection processes” menu, located in the main menu, and selecting “processes list”.
  2. Locate the process whose access you wish to restrict to a group of users.
  3. Edit the process by clicking on the pencil icon located on the right side of the process.
  4. Expand the “advanced options”, locate the field “restricted to group” and select the group that will have access to the process.
  5. Save.

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Preguntas Frecuentes Configuración y Personalización de la Cuenta

You can personalize the mail that is sent to the candidate by following the steps described below:

If the user is in the process configuration

  1. Click on the “edit mail” button in the “candidates” section.
    Make the desired customizations to the mail. Here, you can load saved templates, modify the format, and/or insert dynamic text.
  2. Save the changes with the “save” button.

Besides, you can open the preview of the mail and/or save it as a template to be used in other processes using the “save and preview” and “save template” buttons.

If the user is outside the process settings

  1. Expand the list of options for “selection processes” and select the option “process list”.
  2. Once in the list, access the configuration by clicking on the wrench button located to the right of the process whose mail you want to modify.
  3. Click on the “edit mail” button located to the right in the “candidates” section.
  4. Make the desired customizations to the mail. Here, the user can load saved templates, modify the format, and/or insert dynamic text.
  5. Save the changes with the “save” button.

Besides, you can open the preview of the mail and/or save it as a template to be used in other processes using the “save and preview” and “save template” buttons.

Evalart allows you to customize the background color and text color of the main menu, add a logo from the gallery, and modify the position of the logo. In addition, users can also customize the background color and text color of the test and report headers. To access the account customization, you must:

  1. Expand the list of options for the “user” menu located in the main menu and select the “account customization” option.
  2. If you already have a record created, click on the pencil button to the right of the record you wish to modify. If you do not have a record, create one by clicking the “new” button in the upper right corner to create a new personalization profile.
  3. Perform the desired customizations. Among the options available are uploading your company logo, changing the position of the logo, changing the background color of the main menu, and changing the background color on tests and reports.
  4. Save. NOTE: Only one customization profile can be created for all users of the account.

In addition, users can also customize result reports, emails sent to candidates, create user groups, and select who can access the processes.

You can add your company logo using the “account customization” option. There you can change the logo that appears in the administrator module menu, in the tests and in the reports, as well as other settings such as background and font colors. To do this, follow the steps described below:

  1. Expand the list of options for the “user” menu located in the main menu and select the “account customization” option.
    If you already have a record, click on the pencil button to the right of the record. If you do not already have a record, create one by clicking the “new” button in the upper right corner to create a new personalization profile.
  2. Go to the “logo” field, upload your company logo from the gallery or local files, adjust the position in the “logo position” field and, if desired, change the background color of the logo in the “proof: background color” field (this option will change only the background color of the header).
  3. Save your changes.

NOTE: To upload files from the Evalart gallery, they must be uploaded to the gallery before following the steps described below:

  1. In the main menu, expand the list of options for “configuration” and select “manage gallery”.
  2. Click on the “browse…” button to select an image from the local files.
  3. Locate the image file you wish to upload and select it.
  4. Click the “upload” button to finish uploading the image to the gallery.

Evalart offers its users two options of reports, one corresponds to a detailed report of the results of a test for a particular candidate and the other to a summary report with the results of all the tests of a person for a selection process; both are configurable. The user can configure and build their own reports from the “result report types” option and create a new report  or clone an existing one in order to modify it.

In the report configuration, the user will be able to add and remove sections, choose what information will be shown in the report, the format of the score, the type of font to be used, etc. To access this configuration, the user must:

  1. Expand the list of options for “configuration” located in the main menu, select the option “tests” and then the option “result report types”.
  2. In the “types of result report” section, the user will be able to choose one of the existing reports and modify it (for this it is necessary to clone it first, since the user does not have permissions to edit the reports belonging to the tests in the catalog) or create a new one by clicking on the “new” button.
  3. Add a description, a type of report (psychometric, test, summary or any) and the language.
  4. Save and access the process or test configuration (depending on whether the report is for the summary by process or for individual tests) to make the desired modifications.
    If the user wishes to apply their own report to a test in the catalog (which he cannot modify), they must indicate that the report replaces the report belonging to that test in the catalog. This allows the user to use their own reports on Evalart tests for which they do not have editing permissions.

To replace a report with another one, the user must:

  1. Go to the “replace this report” field.
  2. Expand the report list, locate the report you wish to replace and select it.
  3. Save.

This way the platform will show the report you are editing instead of the report selected in this field. When viewing a report on the platform it is also possible to directly access the report configuration from the menu in the upper right corner of the report on the screen (by entering this way the platform will automatically determine if it is necessary to clone the report and/or use the replace report option).

You can create user groups from the “manage user groups” option. There, the user can create groups and add users to them. To access this option, the user must:

  1. Expand the list of options for the “user” menu located in the main menu and select the option “manage user groups”.
  2. Click on the “new” button located in the upper right corner to create a new user group.
  3. Click on “users x user group”.
  4. Click the “new” button to add a new user to the group.
  5. Select the user ID and the group ID to which you want to add the user.
  6. Repeat the process with all the users you want to add to the group.
  7. Save.

User groups allow you to restrict the selection processes a user has access to, if desired.

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