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Los Sistemas de Seguimiento de Candidatos (Applicant Tracking System – ATS)

Los sistemas de seguimiento de candidatos (en adelante ATS por las siglas en inglés de Applicant Tracking System), son aplicaciones que analizan los CV. Es una herramienta informática fundamental para el área de Recursos Humanos, ya que es más eficiente, permitiendo ahorrar tiempo y dinero en las empresas que seleccionan personal de manera frecuente.

El 98% de las compañías de Fortune 500 filtran los currículums de candidatos a través de un sistema de seguimiento de solicitantes antes de que un reclutador, por lo tanto este último realizará una selección en base a la selección que ha realizado (a través de algoritmos) el software. Cabe destacar, que cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que utilizan el ATS. Una encuesta de Kelly OCG calcula que el 66% de las grandes empresas y el 35% de las pequeñas organizaciones dependen del software de reclutamiento.

Las grandes empresas o aquellas que contratan personal para varios trabajos, reciben cientos (y miles) de currículums para cualquier vacante. Debido a que cada vez es más sencillo solicitar un trabajo en línea, muchos postulantes no están calificados para las vacantes solicitadas y se postulan para “ver si tienen suerte” o “para que los tengan en cuenta para otra vacante”. El ATS puede analizar estos CV, desglosarlos y presentar los datos que contienen en un formato estandarizado en el que se puede revisar rápidamente.

Si se está postulando a una vacante laboral en una empresa grande, es probable que se enfrente a un ATS. Si se está postulando a una vacante a través de un formulario en línea, está postulándose a través de un ATS.  Sitios de trabajo como Indeed y LinkedIn tienen su propio ATS incorporado.

Ahora bien ¿Cómo funcionan los sistemas de ATS? Como se mencionó, estos software recopilan y almacenan los CV en una base de datos para que los selectores o reclutadores puedan acceder a los mismos. A su vez, los selectores pueden buscar y clasificar los CV de varias maneras, según el software que estén utilizando.

Algunas empresas prefieren ver cada CV que se postula a una determinada vacante. En este caso, los selectores dan una vista rápida a los aspectos más importantes de cada CV por ejemplo, cuál es su trabajo actual, las empresas en las que trabajó, entre otros datos que pueda considerar de interés. En 6 segundos, pueden determinar si desean saber más información del candidato.

Una forma muy frecuente en la que los selectores de personal filtran los CV en un ATS es mediante la búsqueda de palabras claves que suelen ser excluyentes en el puesto laboral. Esta búsqueda puede contener varias palabras claves o una sola. Un ejemplo sería: Una multinacional de productos de limpieza está buscando un Vendedor viajante para cubrir un radio de 200 kilómetros. A ésta propuesta laboral se postularon 200 personas, es decir, que la empresa tiene 200 CV. El reclutador buscará la palabra clave “Vendedor viajante” donde probablemente reduzca esa cantidad a 50 CV (o menos). Si los candidatos no ponen esa frase exacta, quedarán excluidos de esta selección. Por lo tanto, aquellos postulantes que puedan predecir las palabras clave correctas del CV, tendrán mayores posibilidades de ser incluidos en los resultados de la búsqueda del selector. La mejor manera de averiguar qué habilidades y palabras clave incluir, es mediante el análisis de la descripción del trabajo. Los ATS más modernos utilizan técnicas de inteligencia artificial que mejoran la precisión al momento de filtrar o rankear CVs.

Los ATS tambien ayudan a gestionar el proceso de selección de candidatos, permitiendo identificar en que parte del proceso se encuentra cada uno. Por ejemplo, si un candidato esta programado para entrevista o descartado por que se bajó del proceso.

Algunos de los motivos en contra de los ATS es que los procesos de selección laboral no deberían depender de un procedimiento que se asemeja a una optimización SEO dirigida al CV de candidato. También se suele criticar la inflexibilidad de los ATS ya que un sinónimo o un cambio en la estructura puede provocar que el software no incluya al CV.

Actualmente, hay numerosos ATS, donde cada uno tiene sus particularidades, con sus fortalezas y sus debilidades.

Algunos consejos para que un CV sea seleccionador por un ATS son:

  • Que el CV tenga un diseño simple con encabezados sencillos, utilizando un formato consistente para el historial de trabajo con sus fechas respectivamente.
  • Como se mencionó más arriba, analizar la vacante laboral, es decir, aquello que solicita la empresa para esa vacante. De ésta manera incluir aquella o aquellas palabras claves como (en el caso de nuestro ejemplo) vendedor viajante. Esto quiere decir que se debe adaptar cada CV a cada vacante (aún si son similares).
  • Evitar las tablas y gráficos
  • Utilizar un formato de archivo .docx o .pdf.

Finalmente algunas personas engañan los algoritmos de los ATS rellenando su CV con palabras claves. ¿Cómo lo hacen? Escribiendo en su CV las palabras claves en blanco o con el mismo color del fondo de la hoja, de ésta forma las palabras claves quedan invisibles al ojo humano. Este truco puede ayudar a mejorar el posicionamiento de su CV pero claramente no se podrá engañar a los selectores. Los reclutadores evalúan las competencias y las referencias de cada candidato, además de ser profesionales muy hábiles para detectar mentiras.